Metatieto dokumenttien hallinnan tukena

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee metatietojen hyödyntämistä dokumenttien-hallinnassa. Tutkimus rajautuu tarkastelemaan digitaalisten oppimateriaalien hallintaa verkko-oppimisympäristöissä.;Tutkimustyön teoriassa selvitetään yleisellä tasolla metatietojen hyödyntämistä digitaalisten oppimateriaalien hallinnassa verkko-oppimisympäristöratkaisuissa. Jotta digitaaliset oppimateriaalit olisivat hallittavissa verkko-oppimis-ympäristössä, tarvitaan dokumenttien hallintaa. Dokumentilla käsitetään fyysisen tiedoston tai useiden tiedostojen ja dokumenttia kuvaavien ominaisuustietojen eli metatietojen muodostamaa kokonaisuutta.; Tehokkaan verkko-oppimisympäristön dokumenttien hallinnan lähtökohtana on yleensä dokumenttienhallintajärjestelmä. Hallintajärjestelmän tulee kattaa keinot, joiden avulla voidaan tuottaa, hallita, löytää ja tallentaa dokumentteja oppijan ja opettajan kannalta sellaisin keinoin, jotta oikea tieto voitaisiin saavuttaa. Metatietojen avulla tuetaan dokumenttien hallinnan prosesseja niiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Metatiedon tulee olla myös siirrettävissä eri järjestelmien ja verkko-oppimisympäristöjen välillä. Metatieto tulisikin kuvailla tämän vuoksi yhteisesti hyväksytyn metatietostandardin ja kuvailukielen mukaan.;Opinnäytetyön empiirinen osuus käsittää case-tutkimuksen, joka toteutettiin Microsoft SharePoint Portal Server palvelinohjelmistolla. Lukijalle tuodaan konkreettinen esimerkki metatiedon hyödyntämisestä dokumenttienhallinnassa. Case-tutkimuksella pyritään myös tarkastelemaan teorian suhdetta empiirisiin tutkimustuloksiin.;Case-tutkimuksessa havaittiin metatiedon käytön merkityksen kasvavan dokumenttien hallinnassa suhteessa portaaliin tuotettujen dokumenttien määrään kanssa. Toisin sanoen suuret oppimateriaalivarannot ja tietokannat tarvitsevat dokumenttien tuottamisen, löydettävyyden, saavutettavuuden, hallinnan ja siirrettävyyden toteuttamiseksi metatietoa.

This study deals with use of metadata in document management. The study examines digital learning materials' document management in virtual learning environments.;The aim of the theory section is to examine the use of metadata for document management in virtual learning environment solutions in general. Virtual learning environment requires document management in order to manage digital learning materials. A document consists of a physical file or a group of files and metadata which describe document properties and content.; The basis to efficient document management is often a document management system. A document management system has similarities with a learning content management system, which is typical in most virtual learning environments. Document management system should include properties that consist of document producing, management, search and document storage. The aim of the properties is to ensure that a student or a teacher can reach the right data or information from the virtual learning environment. Metadata supports the above mentioned document management processes which ensure that the correct data or information is reachable. Content data of metadata must be transferable between different learning systems and virtual learning environments. This means that the content of metadata should be formed according to approved standard and description language.;The empirical part of the study consists of a case-study, which is carried out with Microsoft SharePoint Portal Server server software. The aim is to produce concrete data that support the theory. The other aim of the empirical research is to examine the relationship between the results of an empirical and the theory.;The study shows clearly the dependency of the relation between metadata and document management. The case-study shows that metadata advantages increase in proportion with the number of documents which are produced in the portal. Very large learning material storages and databases require metadata in order to produce, search, reach, manage and transfer documents.