Creating a New Event Concept - Case Innoguide 2.0 Train-the-Trainer Workshop Conference

Abstract

Innoguide Tourism is a network for tour guides creative operations. The Innoguide 2.0 project is the second version of an international project that provides a community for tour guides, guide trainers and guide organizations from across Europe. In the network the communities of the tourism industry can share information, but also learn more about innovative guiding.

The commissioner of this thesis was Laurea University of Applied Sciences, who wished to develop their co-operation with the Innoguide Tourism network by organizing the Innoguide 2.0 Train-the-Trainer workshop conference for tour guides in Espoo in January 2016. This is a practice-based thesis that creates a new event concept based on the case of the Innoguide 2.0 workshop conference and by using the case as an example before creating the new concept.

The objective of this thesis was to create a new event concept for Laurea University UAS. The purpose of this thesis was to help Laurea UAS to plan and organize international conferences more effectively in the future by using the new concept.

The theory basis of this thesis covers the basics of organizing a conference, including the planning phase and what kind of practical arrangements are needed when organizing conferences. The theory includes the topics of choosing the target group, stakeholders, timing and schedule for an event and budgeting. Practical arrangements include searching for the venue, accommodation and transportation. The theoretical framework also in describes the basics of service and service conceptualizing.

This thesis used two phases of the Service Design model by Stefan Moritz; understanding and generating. The thesis used the 8x8 idealization method, an online survey answered by the participants of the case event and an interview with the project manager. These methods were exploded to create a new event concept. The finalized concept includes a new schedule and an event brief to show the phases of organizing an international conference in Laurea UAS.

Innoguide Tourism on luovan toiminnan verkosto matkaoppaille. Verkoston toinen versio Innoguide 2.0 on kansainvälinen projekti, joka tarjoaa yhteisön matkaoppaille, opaskouluttajille ja matkaopas organisaatioille ympäri Eurooppaa. Yhteisön avulla matkailualan toimijat voivat jakaa tietoa ja samalla oppia lisää innovatiivisesta matkaopastoiminnasta.

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Laurea-ammattikorkeakoulu. Se toivoi kehittävänsä yhteistyötään Innoguide Tourism -verkoston kanssa järjestämällä Innoguide 2.0 matkaoppaiden workshop -konferenssin Espoossa tammikuussa 2016. Tämä toiminnallinen opinnäytetyö uuden tapahtumakonseptin luomisesta tehtiin Innoguide 2.0 -workshop konferenssin pohjalta, käyttäen kyseistä konferenssia case-esimerkkinä ennen uuden konseptin luomista.

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda Laurea-ammattikorkeakoululle uusi tapahtumakonsepti. Työn tarkoituksena oli auttaa Laurea-ammattikorkeakoulua suunnittelemaan ja organisoimaan kansainvälisiä konferensseja tulevaisuudessa tehokkaammin käyttämällä uutta konseptia.

Tietoperusta sisältää tietoa konferenssin organisoinnista, sen suunnitteluvaiheesta ja käytännön järjestelyistä. Teoria konferenssin suunnitteluvaiheesta käsittelee kohderyhmiä, sidosryhmiä, aikatauluttamista sekä budjetointia. Teoria käytännön järjestelyistä pitää sisällään tapahtumapaikan, majoituksen ja kuljetuksen kartoittamisen. Tietoperusta sisältää myös palvelun perusteet ja palvelun konseptoinnin.

Opinnäytetyön toiminnallisessa osassa käytettiin palvelumuotoilua Stefan Moritzin mallin ymmärrä- ja kehitä-vaiheiden mukaisesti. Uuden tapahtumakonseptin kehittämisvälineinä käytettiin 8x8 ideointimenetelmää, konferenssin osallistujien internetkyselyä ja projekti-päällikön haastattelua. Konsepti sisällyttää uuden tapahtuma-aikataulun ja event briefin eli lyhyen toimintaohjeen, jotka osoittavat vaiheet Laurea-ammattikorkeakoulun kansainvälisiä konferensseja järjestettäessä.