Valtion yhteisen tulos- ja kehityskeskustelumallin määrittely

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda valtion virastojen käyttöön yhteinen tulos- ja kehityskeskustelumalli. Valtiolla on otettu portaittain vuosina 2011–2016 käyttöön yhteinen talous- ja henkilöstötietojärjestelmä Kieku. Jotta järjestelmästä saataisiin kaikki potentiaalinen hyöty irti, oli tavoitteena yhdenmukaistaa valtion eri virastoissa käytössä olleet kehityskeskusteluprosessit. Lisäksi oli tarkoitus luoda Kieku-järjestelmän osaamisen hallinnan osioon yhteinen tulos- ja kehityskeskustelumalli sekä toimintaprosessi. Tutkimusongelmaksi oli määritelty: millaisella kehityskeskustelumallilla tuetaan tavoitteita, jotka ovat hyvän johtamistavan vahvistaminen sekä tuottavuuden lisääminen? Pääasiasiallisen tutkimusongelman lisäksi tutkimukselle oli määritelty osaongelmiksi: millainen on valtion virastojen kehityskeskustelujen nykytila sekä mitä täytyisi huomioida tulevaisuuden kehityskeskusteluprosessissa?

Opinnäytetyönä olevan kehittämishankkeen toteuttamisen tueksi teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin henkilöstöjohtamisen osa-alueina suorituksen johtamista, valmentavaa johtamista sekä tulos- ja kehityskeskusteluita käsitteinä ja prosesseina. Koska tavoitteena oli luoda malli, jolla pystyttäisiin vastaamaan myös tulevaisuuden muuttuvan johtamisen tarpeisiin, tarkasteltiin teoreettisessa viitekehyksessä myös suorituksen johtamista tulevaisuuden näkökulmasta sekä kehityskeskustelujen muutostarpeita tulevaisuuden työelämää silmällä pitäen. Lisäksi teoreettinen viitekehys piti sisällään myös henkilöstötietojärjestelmien käytön kehityskeskustelujen toteuttamisen tukena.

Opinnäytetyö oli tapaustutkimus, jossa tutkimuskohteena oli valtio työnantajana sekä valtionhallintoon kuuluvat virastot. Tutkimusmenetelminä käytettiin olemassa olevaan aineistoon tutustumista, havainnointia ja benchmark-haastatteluja. Haastattelut tehtiin avoimina syvähaastatteluina, ja tavoitteena oli selvittää eri julkisten tahojen toimijoiden kehityskeskusteluprosesseihin viime aikoina tehtyjä kehittämistoimenpiteitä.

Teoreettisen viitekehyksen sekä tutkimusaineiston sisällönanalyysien pohjalta syntyi ehdotus valtion yhteiseksi kehityskeskusteluprosessiksi, jonka avulla tuetaan sekä hyvän johtamisen vahvistamista sekä tuottavuutta. Tutkitusta aineistosta muodostui selkeä kuva valtion kehityskeskustelujen nykytilasta, joten analyysin perusteella kehittämistyölle oli selvä tarve. Tutkimusaineiston avulla syntyi myös kuva niistä asioista, joita tulisi huomioida tulevaisuuden kehityskeskusteluissa, kuten mm. ratkaisukeskeisyys ja painottuminen kasvu- ja kehitysmahdollisuuksiin.

Yksi merkittävin johtopäätös oli, että kehityskeskusteluprosessi ei saa olla irrallinen prosessi, vaan se täytyy kytkeä organisaation johtamisjärjestelmään sekä osaamisen johtamisen prosessiin. Jotta kehityskeskustelut olisivat aidosti toimivia, täytyy keskusteluissa panostaa ennen kaikkea toimivan vuorovaikutuksen synnyttämiseen sekä dialogin rakentamiseen.

The aim of this thesis was to formulate a common model for personal appraisal discussions. Over the years 2011-2016 the State has gradually implemented a unified Kieku solution for financial and personnel management. In order to maximize the benefits of the solution the goal was to standardize the currently different personal appraisal processes across the Governmental Agencies. In addition, the intention was to formulate a common model for personal appraisal discussions and an operational process in the Kieku solution’s competence management element. The research problem was defined: what kind of a personal appraisal discussions model supports good leadership and productivity? In addition to the main research problem two other sub problems were defined: what is the present status of personal appraisal discussion in Finnish Governmental Agencies and what should be taken into consideration in future discussions?

This thesis was a real development project. In order to support the development the theoretical frame contained as sub processes of human resource management: performance management, coaching leadership and personal appraisal discussions both as a model and a process. Because the aim was to create a model that could respond to future needs for the personal appraisal discus-sions, the theoretical frame also included performance management viewed from the point of view of the future and the needs for change of personal appraisal discussions in working life in the future. A part of the theoretical frame was also the use of the human resource information systems as a tool in personal appraisal discussions.

This thesis was a case study and it studied the State of Finland and Finnish Governmental Agencies as employers. The research methods were studying documents, observation and Benchmark. Benchmark was made by using interviews and the aim was to gather information from public sector organizations that have recently renewed their personal appraisal processes.

Based on the theoretical frame and qualitative content analysis, a common model for personal appraisal discussions was created that supports good leadership and productivity. The content analysis gave a clear picture of the present status of personal appraisal discussion in Finnish Govern-mental Agencies and a need for development was clear. The content analysis also gave answers to what should be taken into consideration in future discussions: for example solution based problem solving, and focusing on growth and development potential.

The most significant conclusion was that the personal appraisal discussions should not be an individual process. It should be a part of the organization’s management system and the competence management system. To be able to make personal appraisal discussions truly functional the focus needs to be on creating interaction and dialogue.