Tilitoimiston digitaaliset toimintamahdollisuudet : case: Laptase Oy

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tuoda esille ongelmakohtia tilitoimiston ja sen sidosryhmien välisessä sähköisessä ja digitaalisessa asioinnissa. Lisäksi tarkoituksena oli etsiä ratkaisu tilitoimiston asiakkaiden lähettämien kassakuittien ohjaamisessa digitaalisesti suoraan tilitoimiston taloushallintojärjestelmään. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia eri sidosryhmätahojen kuten Verohallinnon, Kelan, TE-toimiston ja vakuutusyhtiöiden sähköisten toimintamallien taustoja ja selvittää tulevia kehityskohteita, koska tulevina vuosina on tulossa isoja julkisia hankkeita tuotantoon. Tavoitteena oli myös miettiä mahdollisia kehittämiskohteita toimeksiantajana toimivan vantaalaisen tilitoimisto Laptase Oy:n toimintaan.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin taloushallinnon muuttumista digitaaliseksi, sähköistä tunnistamista verkossa yritystasolla ja tilitoimiston digitaalisen toiminnan kehittämistä sekä digitaalisuuteen liittyviä haasteita. Myös tietoturvaa käsiteltiin tärkeänä osana. Teoriamateriaalia löytyi hyvin sähköisinä artikkeleina sekä kirjallisuutena. Lisäksi haastattelumateriaali toimi tutkimusaineistona.

Tutkimus tehtiin teemahaastattelujen avulla. Haastateltaviksi valikoitui Olli-Pekka Hirvonen Verohallinnosta, Päivi Hyvärinen Kelalta, Riku Hautamäki TE-toimistosta, Tuija Laiho Kehalta, Otto Talvitie Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varmalta sekä Eeva-Liisa Hanhimäki ja Jenni Timonen LähiTapiolasta. Lisäksi haastateltiin tietosuojavaltuutettu Reijo Aarniota. Internethauilla löytyi muutama ratkaisu tilitoimiston sähköiseen kassakuittiongelmaan.

Haastattelujen avulla saatiin kuva siitä, kuinka tilitoimiston ja julkishallinnon toimijoiden sekä vakuutusyhtiöiden välinen sähköinen ja digitaalinen toiminta vaatii vielä panostusta kehitykseen ja käyttöönottoon toimiakseen ilman paperin käsittelyä. Haastatteluissa selvisi, että esimerkiksi vakuutusyhtiöiltä puuttuvat yhteneväiset tunnistautumismenetelmät ja valtuutusmenetelmät vaihtelevat tilitoimiston eri sidosryhmillä.

The purpose of the thesis was to bring out the difficulties of an electronic and digital business between the accounting company and its interest groups. It was also the purpose to look for a solution for the cash receipts sent by the customers of the accounting company to be digitally sent straight to the financial administration system of the accounting company. The target of the thesis was to research the backgrounds of electric operation model of different interest groups like the Finnish Tax Administration, The Social Insurance Institution, The Employment and Economic Development Office and the insurance companies. Additionally the target was to find out the prospective targets for the development, because implementations of huge public projects will take place in the near future. The target also included the potential development issues for the accounting company’s operation. The accounting company Laptase Limited in Vantaa was a co-operating partner with the thesis.

The theoretical framework discusses the change of the financial administration to digital, an electrical identification in the internet at the enterprise level, the development of the digital operation for the accounting company and the digital challenges. Also the information security has very important part. The material for the theoretical framework was found through articles in the internet and the literature. In addition the interviews were used as research material.

The research was implemented using theme interviews. The interviewees were Olli-Pekka Hirvonen from the Finnish Tax Administration, Päivi Hyvärinen from The Social Insurance Institution of Finland, Riku Hautamäki from The Employment and Economic Development Office, Tuija Laiho from Keha, Otto Talvitie from Varma Mutual Pension Insurance Company and Eeva-Liisa Hanhimäki and Jenni Timonen from LähiTapiola. The Data Protection Ombudsman Reijo Aarnio was also interviewed. Solutions for the problem of the electric receipts were found through an internet search.

The interviews showed certain conclusions relating to the operations between the accounting company and both the public administration and the insurance companies. That there was still a need for help with the development and implementation in order to function electrically and digitally without paper handling. The insurance companies for example are missing the consistent identification techniques. The interest groups of the accounting company have different kinds of authorization methods.