Sihteereiden työn uudelleen jakamisen mallit

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää Senaattikiinteistön Kouvolan yksikön sihteereiden työtehtävien uudelleen jakamista. Samalla tutkitaan, onko hyödyllistä ja tehokasta vaihtaa nykyistä työskentelymallia johonkin toiseen malliin. Mallien vaihtamista tutkittiin vertailemalla kahta täysin toisistaan poikkeavaa työskentelymallia. Mallit ovat nimeltään putkimalli ja kaikki tekevät kaikkea malli. Tutkimuksessa pohditaan myös tiimityötä, sen mahdollista lisäämistä sekä tapoja siihen. Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Empiiristä osuutta varten aineistoa hankittiin kyselyinä, haastatteluina sekä havainnoinnin avulla. Kyselystä ja haastattelusta saatujen tulosten perusteella voidaan todeta, että sihteerit ovat tyytyväisiä nykyiseen työskentelymalliinsa. Kaikki pitivät tiimityöskentelyä ja yhteistyötä hyvänä asiana ja toivoivat niiden lisäämistä ja tehostamista. Sihteerit eivät kaivanneet suurta muutosta, koska kokivat sen tarpeettomaksi. Pienet muutokset kuten jokin uusi ja haasteellisempi työtehtävä sen sijaan kiinnosti monia. Tutkimuksessa vertailtavat työskentelymallit eivät saaneet kannatusta, vaan kaikki halusivat mieluimmin pitää nykyisen työskentelymallin käytössä. Kuitenkin pientä muutosta kaivattiin. Yhdistämällä nämä kaksi vertailtavaa työskentelymallia saataisiin aikaan muutosta sekä tarpeeksi monipuoliset tehtävät. Tämä malli muistuttaisi jonkin verran nykyistä työskentelymallia. Nykypäivän organisaatio elää jatkuvassa muutoksessa ja uudistumisessa. Tiimityön avulla yritys pystyy verkostoitumaan sisäisesti paremmin ja tiedon kulku on tehokkaampaa. Muutoksesta on tullut pysyvä olotila nykypäivän liiketoimintaympäristössä. Organisaatioiden menestys riippuu niiden kyvystä sopeuttaa toimintaansa muutosten edellyttämien vaatimusten mukaisiksi.

The purpose of this thesis was to explore the dividing of the functions in Senaattikiinteistöt Kouvola. It was analyzed whether it would be useful to organize the functions between the secretaries in some other way. This was examined by creating two fictional work models. The models were compared between each other and if they were more effective than the work model the secretaries' use now. Teamwork was also studied and the ways to increase it and cooperation. For the empirial part three different methods were used in this thesis. When information was collected the used methods were inquiry, interview and observing. According to the conclusions it can be discovered that all secretaries were satisfied in the work model they use now. All considered teamwork and cooperation as a good thing and wanted to increase their use. The secretaries did not experience they need any big changes in their work because they found them useless. However, many considered little changes as a good thing, because a small variation was regarded as refreshing. None of the secretaries kept the two fictional models more effective or pleasant than the work model they use now. But since a little change was hoped for, some good features from the fictional models could be mixed up with the model which is used now. The work functions would stay comprehensive and there would be some change. Nowadays organizations live in constant changes and innovations. To be able to answer the needs a client has, companies must be ready for constantly variable markets. The success depends on the adaptive a company is. Teamwork is one of the key methods which are used to create networks and maintain the knowledge. Teamwork can easily conform to variable surroundings.