Perehdyttäminen ja viestintä työyhteisössä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee uuden työntekijän perehdyttämistä, siihen tarvittavaa sisäistä viestintää ja Penope Oy:n perehdyttämisen kehittämistä. Tietolähteinä on käytetty kirjallista materiaalia, haastatteluita, kyselyä ja havainnointia. Teoriaosuudessa selvitetään, mitä perehdyttäminen on, mitä asioita perehdyttämisprosessissa tulee huomioida ja mikä on viestinnän rooli perehdyttämisessä. Perehdyttäminen on yksi tärkeimmistä työpaikalla toteutettavista kehittämistoimista, jossa uusi työntekijä saa mahdollisuuden oppia työyhteisön tavat ja omaan työhön liittyvät asiat. Onnistuneella perehdyttämisellä tulokas saadaan nopeammin tuottavaksi ja osaksi työyhteisöä. Perehdyttämisprosessissa uusi työntekijä perehdytetään yhteisön toimintaperiaatteisiin ja työn toimintatapoihin. Prosessin jokaisessa vaiheessa tarvitaan viestintää. Uuden työntekijän tulo organisaatioon on muutostilanne, jossa viestinnällä on merkitsevä rooli sekä työyhteisölle että tulokkaalle. Opinnäytetyön empiriaosuudessa tutkittiin Penope Oy:n perehdyttämisprosessia. Penopella haluttiin yhtenäistää uuden työntekijän perehdyttämistä ja parantaa perehdyttämisprosessiin liittyvää tiedonkulkua. Haastatteluilla ja uusille työntekijöille suunnatulla kyselyllä kartoitettiin, miten perehdyttäminen on hoidettu ja mitä mahdollisia kehittämiskohteita perehdyttämisprosessissa on. Haastatteluiden ja kyselyn tulosten pohjalta Penope Oy:lle laadittiin perehdyttämissuunnitelma selkeyttämään uusien työntekijöiden perehdyttämistä. Suunnitelmalla haluttiin selventää etenkin perehdyttämisen vastuunjakoa ja aikataulutusta. Perehdyttämissuunnitelma esiteltiin kaikille työntekijöille ja suunnitelma otettiin käyttöön Penopella syksyllä 2007.

This thesis deals with new employee orientation, the internal communication needed for it and the development of orientation at Penope Oy. Sources include literary material, interviews, questionnaire and the author's own observations. The theoretical part deals with what orientation is, what kind of matters should be considered in the orientation process and what is the role of internal communication in the orientation. Orientation is one of the most important training processes carried out in a company. New employee gets a chance to learn work community's ways and habits and matters involved with the job. With the help of successful orientation the newcomer will become faster a more productive part of the work community. In the orientation process new employee is being introduced to the principles of work community and work itself. In every stage of the process internal communication is needed. It is an organisational change when a new employee arrives. Internal communication has a major role in this situation for the work community and the newcomer. In the empirical part of this thesis, the orientation process of Penope Oy was studied. There was a need to unify the orientation of a new employee and improve the internal communication needed in the orientation process. The interviews and questionnaire for the new employees clarified how the orientation process has been organized and what possible development targets there might be at Penope Oy. Based on the results of the interviews and questionnaire an orientation plan was made for Penope Oy to unify the orientation process for new employees. The purpose of the plan is to clarify especially the responsibilities in orientation and timing. The orientation plan was presented to all employees and it was taken into use at Penope in autumn 2007.