Tietohallintostrategiaohjeistuksen laatiminen Kaisanet Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli selvittää tietohallintostrategialle toimiva rakenne ja suunnitella tietohallintostrategiarunko sekä lyhyt ohjeistus kunkin osion laatimiseksi. Tietohallintostrategiarunko laadittiin erityisesti Kaisanet Oy:n tarpeisiin eli nopeasti muuttuvan liiketoiminnan yritykselle, jossa liiketoimintojen tarpeet tulee huomioida tietohallinnon toiminnassa ja strategisessa suunnittelussa. Liiketoiminnat huomioiden laadittu tietohallintostrategia mahdollistaa tietohallinnon toimimisen aidosti liiketoimintoja tukien ja niiden toimintaa tehostaen. Rungon ohjeistus on kuitenkin jätetty yleisele tasolle, jotta sitä voitaisiin helpommin hyödyntää muissakin organisaatioissa.

Opinnäytetyössä käytettiin konstruktiivista tutkimusstrategiaa, jossa pyritään teorian ja käytännön toteutusten tutkimisen kautta muodostamaan uusi ratkaisu. Muiden organisaatioiden tietohallintostrategioiden käsittelyssä ja yhteenvedossa käytettiin laadullista tutkimusta. Tavoitteena muiden organisaatioiden tietohallintostrategioiden tutkimisessa oli saada aikaan kokonaiskuva hyväksi havaituista osioista tietohallintostrategioissa.

Teoreettisessa osassa käsiteltiin tietohallinnon roolia organisaatiossa sekä strategiaprosessia ensin yleisesti ja sen jälkeen tietohallintostrategian erityispiirteiden osalta. Tutkin myös tietohallintostrategian mahdollisia viitekehyksiä nimenomaan Kaisanet Oy:n näkökulmasta. Lisäksi tutkin aiempien tutkimusten tuloksia tietohallintostrategioiden laadinnasta ja jalkauttamisesta organisaatioon. Laadullisessa tutkimuksessa käsittelin seitsemän julkista tietohallintostrategiaa ja tein yhteenvedon eri osioiden käytöstä niiden sisällöissä.

Tietohallintostrategian laatimiseen on syytä osallistua henkilöitä kaikilta tahoilta, joiden työskentelyyn sillä on suoraan vaikutusta. Tämä auttaa henkilöitä sitoutumaan tietohallintostrategiaan ja toisaalta strategiassa tulee huomioitua paremmin eri näkökulmat, jotka yksin tehtävänä työstönä jäisivät helposti huomaamatta. Tietohallinnon toiminta vaikuttaa nykyään organisaatiossa kaikkien päivittäiseen työhön, joten tietohallintostrategia tulee myös viestiä koko organisaatioon niin, että henkilökunta ymmärtää, miksi tietohallinto tekee erilaisia valintoja ja esimerkiksi käynnistää uusia projekteja.

Opinnäytetyössä esitellään tietohallintoa sekä tietohallinnon ja liiketoimintojen välistä yhteistyötä ja sen ongelmia. Hyvä jatkotutkimuskohde olisi tietohallinnon erilainen organisoituminen ja saisiko sillä parannettua tietohallinnon ja liiketoimintojen välistä keskustelua ja toimintaa. Tietohallintostrategiarungon yhtenä osana ovat myös mittarit. Tietohallinnon mittaaminen ja siihen sopivat mittarit olisivat myös tärkeä jatkotutkimuskohde, koska tietohallinnon toiminta ei ole helposti lukuarvoin mitattavaa.

The objective of this thesis was to examine the most functional structure for a IT strategy, and based on that examination, to design a frame and a guidance for the IT strategy and its sections. IT strategy frame was designed especially for Kaisanet Oy, which is a ICT-service company. ICT services vary quite rapidly and create demands on business to adapt to changes. When business needs are considered in IT strategizing, it will genuine help IT department to support and to boost business.

The research strategy on this thesis was the constructive, on which the purpose is to study theory and practice, and by combining study results to make a new resolution. The qualitative research was used on studying IT strategies of other organizations. The purpose of studying other IT strategies was to get a general view of which sections were valued necessary in a IT strategy.

At the theory part of this thesis the role of IT department, the strategy process in general and the special IT strategy process features are examined. I studied different kind of frames of reference for the IT strategy, especially for Kaisanet Oy, and its needs. Several previous researches about IT strategizing, and how to implement strategies to organization, were included in to my study also. The summary of the IT strategies of other organization was also made in this part.

There should be several participants in IT strategizing. For the section planning those persons should be involved in, whose daily work have impact on the section. Participating on planning will help persons to get engaged in to the IT strategy. The IT strategy will be much better, when there are people with different point of views participating. IT effects on everyone in an organization, so it is important to communicate IT strategy to all employees. Proper communication will help them to understand why the IT department makes different kind of decisions and, for example, starts a new project.

The IT department, and co-operation between the IT department and businesses, including the co-operation problems, are explained in this thesis. It would be worth of further studies to examine different kind of IT organization models and how those models would effect on co-operation – which needs more communication and activity. One section in the IT strategy frame is measuring and meters. Measuring of IT is difficult, because there are rare numeric meters, still measuring is important for the quality and development. Measuring of IT would also be interesting object to research more.