Virastopostin tehokkuus ulosotossa : case: Helsingin ulosottovirasto
Kumisenge, Blandine (2016)
Kumisenge, Blandine
Laurea-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060612073
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060612073
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tarkastelee Helsingin ulosottoviraston virastosähköpostiin tulevia asiakirjoja sekä virastopostin käsittelyyn vaikuttavia seikkoja. Virastopostin käsittelyn tavoitteena on, ettei viestejä kierrätettäisi turhaan henkilöltä toiselle vaan, että sinne saapuvat viestit ja asiakirjat osattaisiin välittää suoraan vastaavalle henkilölle tai tiimille. Sähköpostiviestien ja asiakirjojen asianmukainen käsittely takaavat sekä velkojan, että velallisen oikeusturvan toteutumisen.
Opinnäytetyöni aihe tuli Helsingin ulosottovirastolta, sillä virastolla oli tarve selvittää sähköpostiliikenteen toimivuutta ja tehokkuutta.
Työn teoreettisessa osassa käsitellään ulosoton tarkoitusta, ulosoton organisaatiota sekä meneillään olevaa rakenneuudistusta. Tässä osiossa on käsitelty myös ulosoton keskeisiä periaatteita, jotka ovat keskeinen osa ulosoton toimintaa, sillä ne sääntelevät ulosottoviranomaisten toimintatapoja. Teoriaosuudessa on käsitelty lisäksi työn varsinaista aihetta eli virastopostin käsittelyä.
Työssä tehtiin kolme kyselytutkimusta käyttäen kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Ensimmäinen kyselytutkimus lähetettiin Valtakunnanvoudinviraston URA-hanketoimistolle. Tutkimuksen tarkoituksena oli selventää rakenneuudistuksen tuomia muutoksia nykyiseen ulosottotoimintaan. Toisen tutkimuksen tavoitteena oli selventää postinkäsittelyyn liittyvät ongelmat Helsingin ulosottoviraston toimistohenkilöiden näkökulmasta. Kolmas tutkimus toteutettiin haastattelemalla Helsingin ulosottoviraston muutosasiakirjaryhmää. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää kuinka postinkäsittelyvuoroa hoidetaan, työtehtävän haasteet sekä miten asiakkaan yksityisyyden suoja huomioidaan sähköisessä viestinnässä. Tämän tutkimuksen haastatteluaineisto litteroitiin eli nauhoitettu aineisto kirjoitettiin sanasta sanaan.
Toisen ja kolmannen tutkimuksen tulosten perusteella saatiin kartoitettua pääasialliset ongelmat, joita olivat muun muassa viestien turha kiertäminen henkilöltä toiselle sekä suojataun postin vastaanottaminen ja lähettäminen. Postinkäsittelyprosessia tulisi kehittää niin, että viestit osattaisiin ohjata heti oikeaan paikkaan. Ongelmia voitaisiin ratkoa koulutuksilla ja päivitetyillä ohjeistuksilla.
Opinnäytetyöni aihe tuli Helsingin ulosottovirastolta, sillä virastolla oli tarve selvittää sähköpostiliikenteen toimivuutta ja tehokkuutta.
Työn teoreettisessa osassa käsitellään ulosoton tarkoitusta, ulosoton organisaatiota sekä meneillään olevaa rakenneuudistusta. Tässä osiossa on käsitelty myös ulosoton keskeisiä periaatteita, jotka ovat keskeinen osa ulosoton toimintaa, sillä ne sääntelevät ulosottoviranomaisten toimintatapoja. Teoriaosuudessa on käsitelty lisäksi työn varsinaista aihetta eli virastopostin käsittelyä.
Työssä tehtiin kolme kyselytutkimusta käyttäen kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Ensimmäinen kyselytutkimus lähetettiin Valtakunnanvoudinviraston URA-hanketoimistolle. Tutkimuksen tarkoituksena oli selventää rakenneuudistuksen tuomia muutoksia nykyiseen ulosottotoimintaan. Toisen tutkimuksen tavoitteena oli selventää postinkäsittelyyn liittyvät ongelmat Helsingin ulosottoviraston toimistohenkilöiden näkökulmasta. Kolmas tutkimus toteutettiin haastattelemalla Helsingin ulosottoviraston muutosasiakirjaryhmää. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää kuinka postinkäsittelyvuoroa hoidetaan, työtehtävän haasteet sekä miten asiakkaan yksityisyyden suoja huomioidaan sähköisessä viestinnässä. Tämän tutkimuksen haastatteluaineisto litteroitiin eli nauhoitettu aineisto kirjoitettiin sanasta sanaan.
Toisen ja kolmannen tutkimuksen tulosten perusteella saatiin kartoitettua pääasialliset ongelmat, joita olivat muun muassa viestien turha kiertäminen henkilöltä toiselle sekä suojataun postin vastaanottaminen ja lähettäminen. Postinkäsittelyprosessia tulisi kehittää niin, että viestit osattaisiin ohjata heti oikeaan paikkaan. Ongelmia voitaisiin ratkoa koulutuksilla ja päivitetyillä ohjeistuksilla.