Virastopostin tehokkuus ulosotossa : case: Helsingin ulosottovirasto

Abstract

Tämä opinnäytetyö tarkastelee Helsingin ulosottoviraston virastosähköpostiin tulevia asiakirjoja sekä virastopostin käsittelyyn vaikuttavia seikkoja. Virastopostin käsittelyn tavoitteena on, ettei viestejä kierrätettäisi turhaan henkilöltä toiselle vaan, että sinne saapuvat viestit ja asiakirjat osattaisiin välittää suoraan vastaavalle henkilölle tai tiimille. Sähköpostiviestien ja asiakirjojen asianmukainen käsittely takaavat sekä velkojan, että velallisen oikeusturvan toteutumisen.

Opinnäytetyöni aihe tuli Helsingin ulosottovirastolta, sillä virastolla oli tarve selvittää sähköpostiliikenteen toimivuutta ja tehokkuutta.

Työn teoreettisessa osassa käsitellään ulosoton tarkoitusta, ulosoton organisaatiota sekä meneillään olevaa rakenneuudistusta. Tässä osiossa on käsitelty myös ulosoton keskeisiä periaatteita, jotka ovat keskeinen osa ulosoton toimintaa, sillä ne sääntelevät ulosottoviranomaisten toimintatapoja. Teoriaosuudessa on käsitelty lisäksi työn varsinaista aihetta eli virastopostin käsittelyä.

Työssä tehtiin kolme kyselytutkimusta käyttäen kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Ensimmäinen kyselytutkimus lähetettiin Valtakunnanvoudinviraston URA-hanketoimistolle. Tutkimuksen tarkoituksena oli selventää rakenneuudistuksen tuomia muutoksia nykyiseen ulosottotoimintaan. Toisen tutkimuksen tavoitteena oli selventää postinkäsittelyyn liittyvät ongelmat Helsingin ulosottoviraston toimistohenkilöiden näkökulmasta. Kolmas tutkimus toteutettiin haastattelemalla Helsingin ulosottoviraston muutosasiakirjaryhmää. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää kuinka postinkäsittelyvuoroa hoidetaan, työtehtävän haasteet sekä miten asiakkaan yksityisyyden suoja huomioidaan sähköisessä viestinnässä. Tämän tutkimuksen haastatteluaineisto litteroitiin eli nauhoitettu aineisto kirjoitettiin sanasta sanaan.

Toisen ja kolmannen tutkimuksen tulosten perusteella saatiin kartoitettua pääasialliset ongelmat, joita olivat muun muassa viestien turha kiertäminen henkilöltä toiselle sekä suojataun postin vastaanottaminen ja lähettäminen. Postinkäsittelyprosessia tulisi kehittää niin, että viestit osattaisiin ohjata heti oikeaan paikkaan. Ongelmia voitaisiin ratkoa koulutuksilla ja päivitetyillä ohjeistuksilla.

This thesis examines documents which arrives to the office e-mail address of the Helsinki enforcement office and also facts which affect the handling of the office mail. The objective of the mail handling is to stop circulating messages and documents from one person to another and aim to transmit them directly to the right person or team. The proper handling of e-mail messages and documents, guarantees the realization of the creditors and debtors legal protection.

The subject of my thesis came from the Helsinki enforcement office because the office had a need to clarify the functionality and effectiveness of the e-mail traffic.

The theoretical part of the work deals with the purpose of the recovery proceedings, the organisation of the recovery proceedings and with the ongoing enforcement restructuring project. The theoretical part includes also the main principles of the recovery proceedings which is a central part of the operation because they regulate the ways of action of execution authorities. Also the way of handling the office post is included as a separate theory part.

Three surveys were conducted in this work and I used a qualitative research method with them. The first survey was sent to the enforcement’s recovery proceedings restructuring project office. The purpose was to clarify the future changes in the recovery proceedings. The objective of the second survey was to clarify the problems which are related to the mail handling from the office staff point of view. The third survey was carried out by interviewing the group which deals with the documents concerning backings and changes. The purpose of this study was to clarify how the mail handling shift is managed, the challenges of the assignment and how attention has been paid to the protection of the customer’s privacy in electronic communication. The interview material of this study was transcribed, in other words the recorded material was written word for word.

Based on the second and third research, we managed to work out the main problems which was how the messages are circled from one person to another as well as receiving and sending secured messages. The process of the mail handling should be developed so that messages would route immediately to the right places. The problems could be resolved with the right training and updated instructions.