Prosessien kartoittaminen : case: Alestalon Mattokutomo Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin Alestalon Mattokutomo Oy:n toiveesta saada yrityksen toiminnasta tarkempi kartoitus ja kuvaus. Perheyrityksen hierarkiassa tapahtui sukupolven vaihdos alkuvuodesta 2016, joten kartoitus ja kuvaus käytettävistä prosesseista oli tarpeen. Tavoitteena oli tuoda yrityksen arki näkyväksi ja selvittää, miten yrityksen tärkeimmät prosessit toimivat. Tähän mennessä nämä prosessit olivat olleet enemmän tai vähemmän työntekijöiden pään sisällä, mikä vaikeutti toisen tuuraamista tai uusien työntekijöiden rekrytoimista. Opinnäytetyö vastaa tutkimuskysymykseen ”Miksi prosessien kartoitus ja mallintaminen ovat tärkeää yritykselle?”. Kun onnistutaan tunnistamaan ja kuvailemaan käytettyjä prosesseja, on yrityksen johtaminenkin helpompaa. Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa keskitytään kuvailemaan mitä prosessit ovat, miten ne toimivat, selitetään prosessien mallintaminen ja sen tärkeys yritykselle. Esitellään erilaisia mallintamistekniikoita, joita voi hyödyntää prosessikuvaamisessa. Empiirinen osio sisältää tutkimuksen, jossa kvalitatiivisina teemahaastatteluina kerätään tietoa kunkin työntekijän suorittamista prosesseista. Nämä haastattelut puretaan mallintamalla tähän tutkimukseen sopivalla kolmisivutekniikalla. Tämä on osallistuva mallintamismuoto, joka ottaa muita henkilöitä ja muiden mielipiteitä mukaan, jolloin haastateltavien mielipiteet ja palautteet otetaan huomioon. Opinnäytetyön tulos on kartoitus yrityksen kahdesta tärkeimmästä prosessista, niistä jo olemassa ollut hiljainen tieto on kerätty yhteen kaikkien käyttöön. Tutkimustuloksista selvisi, että tutkitut yrityksen tärkeimmät ydinprosessit toimivat tällä hetkellä todella hyvin, ja sen kannattaa jatkaa samalla tavalla. Tämä nykytilankartoitus auttaa yritystä ymmärtämään missä ollaan tällä hetkellä, ja avaa mahdollisuuksia kehittää prosessejaan tulevaisuudessa. Yritys voi myös hyödyntää työtä rekrytoidessaan ja perehdyttäessään uusia työntekijöitä. Koska opinnäytetyössä keskityttiin vain yrityksen kahteen ydinprosessiin, myyntiin ja logistiikkaan, jatkotutkimusehdotuksena olisikin prosessikartoitus yrityksen muista prosesseista.

This Bachelor´s thesis was carried out as an assignment to Alestalon Mattokutomo Oy. The company wanted an analysis and description of their processes that they have been using. The hierarchy of this family business has changed; there was a generation change in January 2016, so a survey of the company processes was needed. The goal of the thesis was to investigate what is going on and how the most important processes of the company operate. So far, these processes have only been the tacit knowledge of the employees. Therefore, this made it more difficult to have other employees stand in for others and to recruit new employees. The thesis answers the question “Why is it so important to describe processes for a company?” The theoretical part of the thesis concentrates on the description of processes, what they are, how do they work, modeling the processes and why they are so important to a company. Also, a description of different kinds of modeling techniques that can be used to help describe processes presented. The empirical part of the study consists of research that has been implemented via qualitative semi-structured interviews with employees at the case company on the processes they use at the company. These interviews have been implemented via the three page technique method. This method is a participative form of modeling processes, which takes into consideration others and their opinions. This gives an opportunity to conversation and the feedback. The result of the thesis is a survey about the two most important processes of the case company. The tacit knowledge has been gathered together, and is available for use to everybody. The results show that the investigated processes function without problems at the moment. The survey of the present state helps the case company to understand where they are and opens opportunities to develop their processes in the future. The company can use the study when recruiting and introducing the business to employees. The thesis concentrated to the sales and the logistics, the proposal for the next investigation would be a survey about other processes in the company.