Ostolaskujen sähköistäminen Kotkan kaupungilla: verkkolaskusovelluksen käyttöönotto

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on saada kustannussäästöjä Kotkan kaupungille siirtymällä ostolaskuissa verkkolaskutukseen. Verkkolaskutukseen siirtymisen helpottamiseksi Kotkan kaupungilla otetaan käyttöön laskutussovellus Kotkan kaupunkia laskuttaville toimittajille. Opinnäytetyön tavoitteena on helpottaa toimittajien siirtymistä sovelluksen käyttäjiksi luomalla Kotkan kaupungin ilmeen näköinen sovelluksen käyttöohje sekä tiedotusaineisto toimittajille ja tilaajille eli Kotkan kaupungin henkilöstölle. Lisäksi opinnäytetyössä pohditaan sovelluksen käyttöönottoon liittyviä haasteita.

Opinnäytetyössä käytettiin prosessuaalista tutkimusmenetelmää, eli kyseessä on toiminnallinen opinnäytetyö. Opinnäytetyön tuotoksina luotuihin ohjeistuksiin tieto hankittiin haastatteluin ja sähköpostikeskusteluin toimeksiantajan ja muiden asianomaisten toimijoiden kanssa. Näiden lisäksi käyttöohjeen teossa käytettiin apuna sovelluksen alkuperäistä käyttöohjetta ja opinnäytetyön tekijä testasi sitä käytännössä.

Tutkimuksen tulokset esittävät, mitä asioita laskutussovelluksen käyttöönoton ohjeistusten tulee sisältää ja millaisia käytännön haasteita käyttöönottoon liittyy. Tutkimuksen lopputulemana laadittiin tiedotusaineisto ja toimeksiantajan ilmeen näköinen käyttöohje, joka sisältää tiedot, jotka Kotkan kaupunkia laskuttavan tulee vähintään lisätä laskulle. Opinnäytetyössä on kerrottu ohjeistusten laadintaprosessi ja pohdittu käyttöönottoon liittyviä käytännön haasteita.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että opinnäytetyön tavoite saavutettiin luomalla ohjeistukset käyttöönotetusta laskutussovelluksesta. Ohjeistukset luovutettiin toimeksiantajan käyttöön heti niiden valmistuttua. Opinnäytetyössä esille tulleiden sovelluksen käyttöönottoon liittyvien käytännön haasteiden selvittely jatkuu toimeksiantajalla.

The purpose of the thesis was to transfer all the purchase invoices of the city of Kotka into electronic form. In that way the city of Kotka could have cost savings. In order to make the process of transfer easier e-invoice application is taken into use by the contractors of the city of Kotka. The objective of the thesis is to create e-invoice application guidelines and information material for contractors and the personnel of the city of Kotka. In addition practical challenges of introducing e-invoice application are discussed in the thesis.

The methodology of the thesis is procedural. Data for the guidelines was collected by interviews and emails with the commissioner and other influencing actors. The original instructions manual of the e-invoice application was used too and the author tested the e-invoice application in practice.

As a result, the thesis explains what information should be included into guidelines and what challenges might appear in the process of taking the application into use. The outcome of the thesis is information material for contactors of the city of Kotka that includes guidelines on what should be written in an invoice. The thesis describes how the guidelines were made. The challenges of e-invoice application introduction are considered as well.

As a conclusion of the thesis one can say that the objective of the research was achieved by creating guidelines for the e-invoice application. The guidelines were sent to commissioner when they were ready. Working on the challenges of e-invoice application introduction is continued by the commissioner.