Prosessien tehostaminen: Uuden asiakkaan vastaanotto -prosessi : case: Yritys X

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee prosesseja ja niiden tehostamiskeinoja. Työ on tehty toimeksiantona yritykselle Z, joka toimii toimialalla Y. Toimeksiantajayritys Z on yrityksen X tytäryhtiö. Kohdeyritys pidetään työssä liikesalaisuuksien vuoksi tuntemattomana. Yritys on yksi alansa menestyksekkäimpiä organisaatioita.

Tutkimus lähti liikkeelle kohdeyrityksen tarpeesta tehostaa prosessejaan ja selvittää etenkin sen prosessin ongelmakohdat, jossa uudet asiakkaat keskittävät palveluitaan kohdeyritykseen. Tavoitteena oli arvioida prosessi kokonaisuudessaan ja sujuvoittaa sen toimintoja.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostuu prosessin käsitteestä, sen tehostamiskeinoista, mittaamisesta, tunnistamisesta ja jaottelusta sekä prosessijohtamisesta. Työn empiirinen osuus puolestaan koostuu kvalitatiivisesta tutkimuksesta, jossa teoriaosuudessa löydettyjen tehostamiskeinojen avulla on pyritty löytämään prosessin ongelmakohdat.

Kiristynyt markkinatilanne vaatii yrityksiä säästämään kustannuksistaan ja keskittämisestä on löydetty yksi ratkaisu tähän. Aihe on ajankohtainen ja työn kautta kohdeyritys saa konkreettista tietoa prosessinsa nykytilasta. Lisäksi työstä on hyötyä muille prosessien kehittämisestä kiinnostuneille lukijoille.

Tutkimuksen myötä havaittiin, että kohdeyrityksen viestintä ja prosessin toimijoiden roolit ovat epäselvät. Työssä annettiin kehitysehdotus viestinnän tehostamiseksi ja jaettiin prosessin toimijoiden roolit uusiksi. Tuloksena oli yhä toimivampi ja tehokkaampi kokonaisprosessi.

This Bachelor’s thesis focuses on processes and how to make them more efficient. The study was commissioned by Company Z, which operates in the business field of Y. Company Z is a daughter company of Company X. The case company is kept secret because of trade secrets. The company is one of the most successful companies in that field of business.

The study started with the need of the case company to improve its processes. Particularly, the need was to find the problematic areas in the process where new companies centralize their services with the case company. The aim was to evaluate the process and streamline its functions.

The theoretical basis of the study is formed by the concept of process, its possibilities of intensification, measurement, identification, classification and process management. The empirical part of the study consists of a qualitative research. The study aims to find the problematic areas from the process based on the findings in the theoretical part of the thesis.

The market situation has become tougher and demands companies to save costs. Thus, companies have found a solution to this by centralizing their services. The subject is topical. In addition, with the study the case company gains concrete information on the present situation of their process. Moreover, the study could be useful to readers who are interested in improving processes.

The study results show that communication as well as the roles of the people involved in the process, at the case company, are unclear. The study gives the case company improvement suggestions on how to make their communication more efficient. Furthermore, the roles of the people involved in the process are divided differently. As a result, the study gives the case company a more efficient overall process.