Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen hyödyt pk-yritykselle

Abstract

Tämä tutkimus käsittelee toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen vaikutusta Vantaan Siemen ja Kone Oy:n toimintaan. Tutkimuksen tavoitteena on osoittaa case-yritykselle uuden toiminnanohjausjärjestelmän mukanaan tuomat hyödyt. Tutkimusmateriaalin hankintaan on käytetty kirjallisten ja elektronisten tietolähteiden lisäksi haastatteluja. Tutkimuksen teoriaosuus koostuu kahdesta pääluvusta. Ensimmäinen pääluku käsittelee toiminnanohjausjärjestelmiä, niiden kehitystä ja sisältämiä tietojärjestelmiä sekä hyötyjä ja haasteita. Toisessa pääluvussa on kuvattu tarkemmin yhtä toiminnanohjausjärjestelmän moduulia, varastonhallintaa. Luvussa käydään läpi varastointia, tilaus-toimitusketjua ja hankintatoimintaa. Tutkimuksen empiriaosassa on haastateltu case-yrityksen kolmea työntekijää. Tutkimusmenetelmäksi valittiin teemahaastattelu, jonka tueksi tehtiin sähköpostihaastatteluja. Haastatteluteemoina olivat taustatekijät toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon, käyttöönottoprosessin sujuvuus, varasto- ja hankintatoiminta, myynti, huolto ja taloushallinto. Tutkimustuloksista kävi selvästi ilmi, että toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen case-yrityksessä on ollut hyödyllinen hankinta. Suurin syy toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon oli yrittäjien halu ryhdistää toimintaa yrityksessä. Vaikka käyttöönottoprosessi oli työläs, haastateltavat kokivat uuden järjestelmän helpottavan päivittäisiä työtehtäviään. Merkittävimmät muutokset tapahtuivat yrityksen varastonhallinnassa. Järjestelmällinen varastonhallinta auttaa päivittäin myynti- ja huoltotoimintaa. Uuden järjestelmän myötä monipuolisten raporttien käyttö yrityksessä lisääntyi. Sähköinen laskutus on käytössä koeluontoisesti, mutta sitä aiotaan laajentaa lähitulevaisuudessa koskemaan kaikkia asiakkaita.

The aim of this thesis is to analyze the impact of changing the Enterprise Resource Planning System on the functions of Vantaan Siemen ja Kone Oy. With this research we also want to show to the case enterprise the benefits that the new ERP System brings along. To get a good picture of the subject, the personnel of the enterprise was interviewed. The theoretical part of this thesis consists of two main chapters. The first chapter deals with the Enterprise Resource Planning System and its development, benefits and challenges, as well as the information systems included in the systems. The second chapter describes, in detail, warehouse management, which is one of the most essential parts of an ERP-system. The main themes of this chapter are warehousing, order-supply chain and sourcing. In the empirical section of the thesis three employees in the case enterprise was interviewed. As a research method, was used theme interviews. To gather some additional information the employees was also interviewed by e-mail. The themes for the interviews included the following: the background information of changing the ERP-system, the fluency of the implementation of the new system, warehousing, sourcing, selling, maintenance and financial management. The results show that the employees found the investment in the new ERP-system advantageous for the case enterprise. The most important reason for changing the ERP-system was the need to find a more practical way to handle the functions of the enterprise. Although the implementation process required a lot of effort, the interviewees found that the new ERP-system facilitates their daily routines. The greatest changes took place in the inventory management. Systematic inventory management helps selling and maintenance operations daily. With the new ERPsystem the use of the comprehensive reports increased in the enterprise. Einvoicing is, at the moment, on trial at Vantaan Siemen ja Kone but in the near future the enterprise is going to use electronic invoicing with all customers.