Intranetin käyttäjätyytyväisyys ja kehitysehdotukset : Heinolan kaupunki

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli Heinolan kaupungin intranetin kehittäminen. Opinnäytetyön tarkoitus oli selvittää kaupungin työntekijöiden tyytyväisyyttä uuteen intranetjärjestelmään ja laatia kehitysehdotus sen parantamiseen.

Työn teoreettinen viitekehys koostuu intranetien teoriasta ja työyhteisöviestinnän merkityksestä kuntaorganisaatiossa. Teoriapohjassa syvennytään myös suomalaiseen intranet-tutkimukseen, joka tuo esille tämän päivän intranetien käyttötottumuksia ja megatrendejä. Tutkimuksen tuloksia on hyödynnetty intranetin kehitysehdotuksen laatimisessa.

Opinnäytetyön tutkimusosiossa käytettiin kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Kyselytutkimus kohdistettiin koko perusjoukkoon eli Heinolan kaupungin työntekijöihin. Vastauksia saatiin yhteensä 129. Kyselyssä selvitettiin yleisen tyytyväisyyden lisäksi työntekijöiden kiinnostusta uusiin, erityisesti sosiaalisen intranetin ominaisuuksiin. Kysely ei antanut selkeää vastausta siihen, ovatko työntekijät tyytyväisiä intranetiin vai eivät. Vuodenvaihteessa tehdyn intranetuudistuksen vuoksi työntekijöillä on vielä vaikeuksia käyttää uutta intranetiä. Yhdeksi intranetin suurimmista ongelmista muodostui koulutuksen puute. Uusien ominaisuuksien suhteen ainoastaan oman aloitusnäkymän muokkaamisominaisuus nousi vastaajien suosioon. Jo käytössä olevat sosiaaliset ominaisuudet, kuten tiedotteiden kommentointi ja tykkääminen, ovat vastaajien keskuudessa vähällä käytöllä. Vastaajat eivät olleet kiinnostuneita ottamaan käyttöön muitakaan sosiaalisia ominaisuuksia.

Intranetin kehitysehdotus laadittiin kyselyn tulosten ja teoreettisessa viitekehyksessä esitettyjen viestinnän mallien ja tutkimusten avulla. Intranetin kehittämisideoiksi ehdotetaan muun muassa työntekijöiden palautejärjestelmää, syventävää intranetkoulutusta henkilöstölle, sisäisen viestinnän johdonmukaistamista ja intranetin rakennemuutoksia.

The topic of this thesis was the intranet of the city of Heinola. The city had released a new version of their intranet in the beginning of year 2016. The objective of the thesis was to investigate the usage of intranet among the staff and their interest to introducing new features in the intranet. It was examined with an inquiry which targeted the staff.

The theory part of this study included the general theory of intranet and its concepts and challenges different types of intranet are facing. A recent study about Finnish intranets is also introduced. The commissioner is briefly presented at the end of the theory part.

The aim of the inquiry was to measure the staff satisfaction of the new intranet system and to find out if there were any issues with it. The inquiry contained questions about the usage of intranet, most used features, the structure of intranet and possible introduction of new, social features. The results of the inquiry indicate that the employees are experiencing various difficulties with the intranet. The staff has not been trained enough for a comprehensive use of intranet. They were also not interested in the introduction of any new features except the one for modifying the front page of their personal intranet. The respondents did not prefer an extensive introduction of social features: even the existing social features, such as liking and commenting, have not been a success among the employees.

There were some ideas developed to enhance the intranet of the city of Heinola. They were formed on the bases of communication theories and a recent intranet study introduced in the theory part. To help the intranet gain more users, the city should invest in in-depth intranet training for the employees. They are encouraged to make several changes to the structure of the intranet, including an instant feedback system that would help the employees to report issues in the workplace. The consistency of internal communication about the intranet should also be fixed.