Kongressien seuralaisohjelmat neljässä eteläsuomalaisessa kaupungissa sekä ohjelmien kehittämistarpeet

Abstract

Opinnäytetyömme tavoitteena oli selvittää minkälaisia palveluja seuralaisille tarjotaan neljässä eteläsuomalaisessa kaupungissa; Tampereella, Lahdessa, Helsingissä ja Espoossa sekä miten ohjelmia voitaisiin kehittää. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Opinnäytetyön empiirinen aineisto koostui seitsemästä teemahaastattelusta. Haastattelimme kokous- ja kongressialalla työskenteleviä henkilöitä, joista kaksi oli Helsingistä, kaksi Tampereelta, kaksi Lahdesta ja yksi Espoosta. Opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä käytettiin kokous- ja kongressialan kirjallisuutta, suomalaisia kongressitutkimuksia sekä -kirjallisuutta ja esimerkiksi Kauppa- ja teollisuusministeriön määrittelemiä matkailun trendejä. Keskeisimmät käsitteet opinnäytetyössä olivat: kongressi, kongressimatkailu, kongressimatkailija, oheisohjelma, tuotteistaminen sekä matkailulliset vetovoimatekijät. Tutkimuksessa ilmeni, että seuralaisohjelmien järjestäminen on vähenemässä, mutta ei loppumassa kokonaan. Syitä vähenemiselle ovat muun muassa kongressien lyhentyminen, ohjelmien tiivistyminen sekä kongressien vapaa-ajan väheneminen. Seuralaisohjelmia järjestetään, koska seuralaisten halutaan viihtyvän kongressipaikkakunnalla. Haastatteluiden perusteella seuralaisohjelmien kehittämiselle ei välttämättä nähdä olevan suurta tarvetta, koska nykyiseen toimintatapaan ja ohjelmiin ollaan melko tyytyväisiä. Jos ohjelmia halutaan kehittää, niin mielestämme huomiota tulisi kiinnittää ennen kaikkea seuralaisten määrän vähenemiseen, varauksen ja toteutuksen väliseen aikaan, alueen toimijoiden yhteistyöhön sekä seuralaisohjelmien sisältöön.

The aim of this thesis was to work out the available programs for accompanying persons during the congresses in four towns of southern Finland, Tampere, Lahti, Helsinki and Espoo and to see how those programs could be developed further. This is a qualitative research. The empirical part of the study consists of seven theme interviews. People working in meeting and congress industry were interviewed, two of them were from Helsinki, two from Tampere, two from Lahti and one from Espoo. The theoretical frame of reference was meeting and congress industry literature, Finnish congress surveys and the trends in travelling in Finland defined by the Ministry of Trade and Industry. The central concepts of this study were congress, congress travel, congress traveller, social programme, research and development of services and attraction forces in travelling. As a result, one may state that the social programs for accompanying persons are decreasing but not drying up completely. The reasons for decreasing are the congresses becoming shorter, tighter scientific programs and decreasing of leisure time in congresses. Social programs are arranged to make sure that accompanying persons are enjoying their stay at the hosting town. The interviews revealed that there is not necessarily any need to develop social programs for accompanying persons, because people are fairly satisfied with the present contents of social programs and the way they are organized. However, if one wants to develop the programs, in our opinion, attention has to be paid to the decreasing number of the accompanying persons, the time gap between reservation and implementation of programs, co-operation of local operators and contents of social programs for accompanying persons.