Asiakasrekisterin perustaminen uudessa yrityksessä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee aloittavan yrityksen asiakasrekisteriä, sen keräämiseen, tallentamiseen ja säilyttämiseen liittyviä asioita. Opinnäytetyössä pohditaan, miksi yrityksen kannattaa panostaa asiakasrekisteriin sekä mitä se yritykseltä vaatii ja mitä se yritykselle antaa. Työn tarkoitus on toimia ohjenuorana liiketoimintaansa aloittavalle yrittäjälle, joka pohtii asiakasrekisterin perustamista, sekä antaa neuvoja asiakasrekisterin laillisesta käytöstä toimialasta riippumatta. Suunnitteilla olevaa ravintola Himoksen Loimua käytetään esimerkkinä palveluyrityksestä ja asiakasrekisterin toimintoja käsitellään aloittavan yrityksen näkökulmasta. Asiakkuusajattelun ja lainsäädännön perusteella yritys hyötyy kaikilla liiketoiminnan osa-alueillaan asiakasrekisteristä, jos sen rakentaminen on lähtenyt käyntiin suunnittelusta ja perustuu laillisiin, ajan tasalla oleviin tietoihin. Asiakasrekisterin avulla yritys saa tietoa taloudellisesta tilanteestaan, pystyy ennustamaan tulevaisuuttaan, kohdentamaan markkinointiaan, kehittymään toiminnoissaan asiakkailta saadun palautteen avulla sekä ennen kaikkea oppii tuntemaan asiakkaansa henkilökohtaisemmin. Henkilökohtaisen tuntemisen kautta yritys pystyy palvelemaan asiakastaan paremmin tämän lähtökohdista. Henkilökohtainen ja joustava palvelu koetaan yleisesti laadukkaammaksi, mikä puolestaan lisää asiakastyytyväisyyttä ja sitä kautta mahdollisesti asiakasuskollisuutta. Näin siis ympyrä sulkeutuu ja asi-akkuusajattelun ydintä, lisäarvoa, syntyy molemmille osapuolille. Opinnäytetyön konkreettisena tuotteena opinnäytetyössä on suunniteltu yritykselle asiakkaiden yhteystietojen keräyksessä apuna käytettäviä lomakkeita sekä perehdyttämiskansioon lisättävä tietolehtinen asiakasrekisteristä. Näissä liitteenä olevissa lomakkeissa on otettu huomioon Himoksen Loimun yrittäjien toiveet asiakkaista tallennettavista tiedoista, mutta suunnittelussa on käytetty apuna myös henkilötietolakia siten, että kerättävät tiedot ovat lainmukaisia.

This thesis deals with customer database and facts which are closely connected with it such as collecting, storing and handling the customer contact information legally. This thesis studies why it is necessary for enterprises to invest in customer database and what it demands from and what it gives to an enterprise. The purpose of this study is to give people starting anew business information about the use of customer database in everyday business regardless the line of industry. The Restaurant Loimu is used as an example and customer database functions are dealt with from its point of view. Leaning on the theories of customer relationship management and Finnish legislation, it was found out that an enterprise can benefit in all its sectors from the customer database if they have put an effort in planning it carefully. Database needs to be started from planning and it needs to be based on legal, up-to-date informa-tion from the clients. Via the database enterprise can have information of its fi-nancial state and future, target campaigns to right clients, develop its functions and products with the aid of customer feedback, and maybe the most important − learns to know its customers more personally. With this information the enterprise can customise its services better. This gives more quality to the service and customers become more satisfied with and loyal to the enterprise. This way both the customer and the enterprise can profit from the business. As a product of this functional thesis were designed forms whose purpose are to help the collection of customer personal data. Information sheet concerning the idea of customer database and its use in everyday business was also written and this sheet will be added in orientation of the new employees. In design of the contents of all these forms there have been observed the Loimuʼs customer segmentation and Finnish legislation so that the personal data collected and processed will be legal.