Ravintoloissa järjestettyjen tapahtumien erityispiirteet

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee ravintoloissa järjestettyjen tapahtumien eroja verrattuna muualla järjestettyihin tapahtumiin. Tarkoituksena oli pyrkiä selvittämään tärkeimmät huomionarvoiset asiat ravintolatapahtumaa suunniteltaessa, jotta tapahtumasta tulisi menestyksekäs, sekä alan toimijoiden näkemys ravintolatapahtumien tulevaisuuden kehityksestä. Tutkimusmenetelmänä on käytetty teemahaastattelun ideaa noudattelevaa kyselyä, johon vastaajiksi valittiin henkilöitä, jotka järjestävät tapahtumia ravintoloissa ja joilla on mahdollisimman monipuolinen kokemustausta tapahtumajärjestämisen saralta. Vastauksista ilmeni, että tärkeimpiä huomionarvoisia asioita ovat erityisesti tilojen oikea valinta, sekä ohjelman ajankohtaisuus ja sopivuus valittuun ravintolaan. Ravintolan normaalia asiakaskuntaa ei pidä unohtaa tapahtumaa suunniteltaessa, vaan tapahtuma on suunniteltava sellaiseksi että se kiinnostaa myös heitä. Ravintolan oma henkilökunta on myös usein mukana tapahtuman toteutuksessa, jolloin kaikkien ammattitaidosta ei ole takuita. Eniten vastauksissa kuitenkin korostettiin anniskelun vaikutusten huomioonottamista jo suunnitteluvaiheessa sen vahvan roolin vuoksi. Yksittäisiä menestyksen varmistavia tekijöitä ei koeta pystyttävän erottelemaan, vaan tapahtuma on aina oma kokonaisuutensa. Menestyksen mittareina pidetään niin kävijämäärää, tunnelmaa, sekä saavutettua taloudellista hyötyä, niin ravintolamyynnin puolesta, kuin tapahtuman kokonaistuoton mukaan. Tulevaisuuden haasteena tapahtumien järjestävät näkevät kasvavan ”mikään ei riitä” -asenteen, joka vaatii tapahtumien järjestäjiltä yhä enemmän. Asiakkaat myös tahtovat nähdä yhä suurempi artisteja jokaisessa tapahtumassa. Tutkimus jäi selvästi tavoitteistaan, sillä vastausten määrä oli ratkaisevasti liian pieni, mutta se herätti lukuisia ideoita jatkotutkimusten aiheiksi.

The aim of this research is to find the factors that separate events that are organised in restaurants from those held elsewhere. The main interest is on finding the key factors that need to be taken into consideration when planning an event for a restaurant and to find out how those who work actively in the event sector see the future of events in restaurants. The method used for this research is a questionnaire based on the principles of themed interviews and those interviewed were chosen because of their wide experience within this line of work. The results show that important factors in creating a successful event in a restaurant are the right selection of the venue and the adequacy of the facilities along with the right choice of programme and performers suitable for the venue in question. The regular customers should not be forgotten, so the event should be planned having also them and their interests in mind. Also the restaurant's staff is usually involved in the execution of the event and they are usually not professionals of event organising. The effect of alcohol-serving was most emphasized in the an-swers and it needs to be taken into consideration already in the planning stage. Single factors that make an event successful can not be separated from the event planning and implementation process as a whole and each event should be considered as a single happening. The success of events is commonly measured by the total income, the number of customers and the restaurant sales during the event. The future is seen as a challenge for the organisers because of the customers' rising demands. The present way of thinking reflects on those demands leading to a situation where nothing is enough, challenging the organisers to finding more intriguing programmes and even bigger performers for their events. Even though the research did not reach its goals, it gave many new ideas for new researches to be made in the future.