Automated Monitoring System : Designing a Laboratory Equipment Tracking System

Abstract

Many organizations aim to finding an effective method for an automated, accurate and reliable system for monitoring and tracking items. In places where there are lots of items accessed by many users, loss rate it often high due to weakness in items monitoring.

This thesis focuses on improving the laboratory equipment monitoring system of Lahti University of Applied Sciences (LUAS). The conventional method of checking items for every laboratory session is based on manual monitoring, which leads to a challenge for the lab administrator to monitor the flow of the items.

The objective of this thesis was to provide a design to replace this old-fashioned manual system with a system that is based on new technologies. The main task of the designed system is to automatically identify personnel, students, and laboratory equipment for every loan of equipment in a laboratory session. To present a systematic and practical design for automated monitoring, a solution has been provided, using Radio Frequency Identification (RFID) technology. Therefore, an RFID-based monitoring system was designed and developed to solve the problem associated with the handling of laboratory equipment.

RFID is a wireless Auto-ID technology that has received considerable worldwide attention. It is widely used in monitoring and tracking systems, ranging from human identification to product identification. In the designed solution, any important object is equipped with RFID tags. The RFID reader is located at each laboratory to record and verify the RFID tags in the area. The system enables the university to give permission to selected individuals to access locations, permit movement of items, record the important data and also enable the viewing of records online.

Monet organisaatiot pyrkivät löytämään tehokkaan menetelmän seurata esineiden kulkua tarkalla ja luotettavalla automatisoidulla seurantajärjestelmällä. Heikosta seurannasta johtuen tavaroiden hävikki on usein suuri etenkin paikoissa, joissa tavaroihin pääsevät käsiksi useat ihmiset.

Opinnäytetyössä keskitytään parantamaan Lahden ammattikorkeakoulun laboratoriolaitteiden seurantajärjestelmää. Koulun laboratoriossa esineiden valvonta hoidetaan edelleen manuaalisesti, mikä aiheuttaa ylläpitäjälle haasteita seurata esineiden kulkua.

Työn tavoitteena oli suunnitella uuteen teknologiaan perustuva järjestelmä korvamaan koulun vanhanaikainen manuaalinen järjestelmä. Suunnitelman päätehtävänä on tunnistaa automaattisesti henkilökunta ja opiskelijat sekä laboratoriolaitteet lainausprosessissa. Ratkaisuna tässä suunnitelmassa on käytetty radiotaajuista etätunnistustekniikkaa (Radio Frequency IDentification). RFID-pohjainen valvontajärjestelmä on suunniteltu ja kehitetty ratkaisemaan laboratoriovälineistön käsittelyyn liittyviä ongelmia.

Radiotaajuinen etätunnistus on langaton Auto-ID-tekniikka, joka on saanut merkittävää maailmanlaajuista huomiota. Sitä on käytetty laajalti valvontaja seurantajärjestelmissä, jotka tunnistavat automaattisesti ihmiset sekä välineet. Suunnitelmassa jokainen tärkeä kohde on varustettu RFIDtunnisteella. RFID-lukija on sijoitettu kuhunkin laboratorioon tallentamaan ja tarkistamaan RFID-tunnisteita. Järjestelmän avulla koulu voi antaa luvan määrätyille henkilöille päästä tiettyihin paikkoihin, sallia esineiden liikkuvuus, tallentaa tärkeitä tietoja ja katsella tallennettuja tietoja verkossa.