Uuden toimittajan valintaprosessi

Abstract

Työn tavoitteena oli luoda uuden toimittajan valintaprosessi Ponsse Oyj:n toimintajärjestelmään sekä luoda ja kehittää siihen liittyviä työkaluja ja dokumentteja strategisen hankintatoimen tueksi. Tutkimus oli kvalitatiivinen toimintatutkimus ja tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui hankintatoimen toimittajavalinnasta sekä sen prosessista. Tutkimustieto koostui kyselylomaketutkimuksesta ja henkilökohtaisista teemahaastatteluista hankintatoimen asiantuntijoille sekä samankaltaisen tuotannon ja toiminnan omaavaan suomalaisen yrityksen benchmarkingista. Työssä esiteltiin tiedonkeruumenetelmien kautta Ponssen nykytilanne toimittajavertailussa ja valinnassa sekä kerättiin tietoa parhaasta mahdollisesta käytännöstä. Opinnäytteen tuloksina olivat uuden toimittajan valintaprosessi organisaation toimintajärjestelmään sekä siihen liittyvät dokumentit, kuten Ponssen hankintatoimen toimittajavaatimusten esitys, uuden toimittajan kartoituslomake ja toimittajavertailun työkalu. Lopputuloksena hankintatoimen toimittajavalinnat ovat saman prosessin mukaan tehtynä yhdenmukaisempia ja selkeämpiä. Samalla myös toimittajaksi pyrkivät yritykset ovat tietoisempia, mitä Ponsse Oyj vaatii uusilta toimittajilta ja millainen valintaprosessi kulku on. Työkaluilla säästetään hankintatoimen työaikaa, poistetaan vääristä toimittajavalinnoista johtuvia turhia kustannuksia ja käytettyjä resursseja sekä parhaimmillaan nopeutetaan prosessia. Luodun prosessin tavoitteena on pienentää riskejä uusien toimittajien valinnoissa ja kehittää parempien toimittajavalintojen kautta koko toimittajaverkostoa. Opinnäytetyö antoi seuraavat jatkotoimenpiteet hankintatoimen kehittämiselle: luodun toimittajan valintaprosessin jatkuva kehittäminen, uuden toimittajan auditoinnin muuttaminen laajemmaksi arvioinniksi, uuden toimittajan perehdytyksen muistilista ja toimitussuhteen päättämisen prosessikuvaus.

The object of the thesis was to create a process for selecting new suppliers for Ponsse Plc and to create and develop related tools and documents to support strategic procurement. The research was a qualitative action survey and the theoretical framework consisted of supplier selection and the respective process of the procurement function. Research information consisted of a questionnaire survey, personal theme interviews addressed to procurement professionals and a benchmark case of a Finnish company utilizing similar operations and production methods. The current state of Ponsse’s supplier comparison and selection was presented through different data acquisition methods, as well was collected the information of the best possible practice. The results of the thesis were the process for selecting new suppliers, which was added to the operation system of the organization, and the documents related thereto. The documents were a presentation expressing Ponsse’s procurement requirements for the suppliers, an information form of a new supplier and a tool for comparing suppliers. As an outcome, the supplier selection of the procurement function is clearer and more harmonized, when executed according to the process. At the same time, supplier candidates are more aware what Ponsse Plc requires from new suppliers and how the selection process proceeds. The utilization of the tools spares the working time of the procurement personnel, decreases the costs and wasted resources caused by incorrect supplier selections and, in the best case, quickens the process. The aim of the created process is to decrease the risks of the supplier selections and to develop the whole supplier network of Ponsse by selecting better suppliers. The thesis gave following measures for the procurement development: the continuous improvement of the supplier selection process, the development of the audit of a new supplier to a wider evaluation, the development of a check list used in briefing a new supplier and the development of a process model for ending co-operation with a supplier.