Ostolaskujärjestelmän muutos : case: Yritys X

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee ostolaskujärjestelmän vaihtoa Yritys X:ssä. Työn tavoitteena oli selvittää, miten ostolaskujärjestelmän vaihtaminen alkuvaiheessa koettiin ja mitkä olivat odotukset uudesta järjestelmästä. Tutkimus perustuu ostolaskujen käsittelijöiden ja esimiehen haastatteluihin.

Opinnäytetyö aloitettiin toukokuussa 2016 ja se valmistui syyskuun alussa 2016. Työ on tehty toimeksiantona Yritys X:lle, jossa ostolaskujärjestelmä vaihtui. Tutkimuksen tarkoituksena on vastata kysymyksiin: “Ostolaskujärjestelmän muutos- miten tämä koetaan järjestelmää käyttävien näkökulmasta?” ja “Mitä asioita uuden järjestelmän vaihdossa pitää huomioida yrityksen näkökulmasta?”

Ensimmäisessä teoriaosuudessa perehdytään ostolaskuprosessin eri vaiheisiin. Toisessa osiossa keskitytään järjestelmän vaihtoon liittyviin seikkoihin sekä toiminnanohjausjärjestelmään.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Haastattelut tehtiin Webropol-kyselylomakkeilla ostolaskujen käsittelijöille. Esimiehen erillinen haastattelu tehtiin lähettämällä kysymykset sähköpostilla.

Tutkimustulokset toivat ilmi seikkoja, joissa valtaosa vastaajista ajatteli muutoksen olevan tervetullut. Osa vastaajista uskoi uuteen järjestelmään ja sen tuomiin ostolaskun käsittelyä nopeuttaviin parannuksiin. Muutos myös koettiin tarpeellisena ja välttämättömänä kohdeyritykselle. Muutosvastarinta on muutoksessa yleistä, joka tässäkin tutkimuksessa tulee ilmi. Osa vastaajista oli vanhan järjestelmän puolella.

This Bachelor's Thesis deals with replacing a purchase invoice processing system at the case company Yritys X. The purpose of this study was to find out how the change was experienced at the beginning of the process and what the expectations for the new system were. This thesis is based on the interviews of the case company’s purchase invoice specialists and the manager of the purchase invoice team.

This thesis was started in May 2016 and completed in September 2016. The study was carried out in cooperation with the case company Yritys X and is part of the company’s ongoing purchase invoice replacing process. This study aimed to answer the following questions: 1) Replacing a purchase invoice system: How do the system users find this? 2) What should be taken into consideration from the company’s perspective when introducing a new invoicing system?

The first theoretical section discusses the purchase invoice processes. The second section focuses on the issues related to the replacement of a system and discusses Enterprise Resource Planning systems in general.

The research method of the empirical part was qualitative. Data was gathered by a survey, and the survey was made using a Webropol questionnaire and sent to the purchase invoice specialists at the case company. An email inquiry to the manager was made separately.

The results show that the majority of respondents thought the change was welcome. The belief for the new system and for improvements was strong. According to the study results, the change was considered necessary for Yritys X. However, resistance to change is common in change situations, and it was also apparent in this study. Namely, the study re-sults show that some respondents were in favor of the old system.