Sisäisen turvallisuusviestinnän kehittäminen Finaviassa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa ehdotus sisäisen turvallisuusviestinnän kehittämisestä Finavia Oyj:n Yritysturvallisuusyksikön tarpeisiin. Opinnäytetyö vastaa tutkimuskysymykseen "Miten intranetiä voidaan hyödyntää organisaation sisäisen turvallisuusviestinnän kehittämisessä?". Työn tuloksena luotiin ehdotus virtuaalisesta Yritysturvallisuuden työtilasta.

Tarve turvallisuusviestinnän kehittämiselle oli todettu Yritysturvallisuusyksikössä jo ennen opinnäytetyöprosessin alkua. Myös intranetin ja virtuaalisen työtilan hyödyntämisestä tarkoitukseen oli keskusteltu. Turvallisuusviestinnän nykytilan ja kehitystarpeiden kartoittaminen sekä työtilan toteuttaminen olivat kuitenkin jääneet resurssien puuttuessa vain puheen tasolle. Suorittaessani työharjoittelua Yritysturvallisuusyksikössä syksyllä 2015 päätimme yhteistyössä organisaation kanssa ottaa kehittämistehtävän opinnäytetyöni aiheeksi.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään tutkimukselle keskeisiä aihealueita kuten sähköpostiviestinnän haasteita, sosiaalisen intranetin menestystekijöitä sekä viestintäteknologian muutosprosessissa onnistumisen edellytyksiä. Tutkimuksellinen osa toteutettiin teemahaastatteluiden ja verkkokyselyn avulla. Tutkimusmenetelmien avulla kartoitettiin keskeisten viestijöiden näkemyksiä turvallisuusviestinnän nykytilasta, viestinnällisistä haasteista sekä tavoitteista viestinnän kehittämisen suhteen.

Teoreettisen viitekehyksen ja tutkimustulosten avulla lähdettiin muodostamaan kohdeorganisaatiota parhaiten palvelevia käytäntöjä turvallisuusviestinnän kehittämiseksi. Tuloksena syntyi virtuaalinen Yritysturvallisuuden työtila. Finavian intranetiin luotu työtila toimii opinnäytetyön tuotoksena ja tarjoaa organisaatiolle ehdotuksen tutkimuksessa esiin nousseiden viestinnällisten haasteiden hallitsemiseksi.

Työtilan käyttöönotto rajattiin opinnäytetyön viitekehyksen ulkopuolelle. Lopullinen toteutus, työtilan lanseeraaminen ja jalkauttaminen henkilöstölle sekä käyttöönoton seuranta jäivät organisaation omalle vastuulle. Merkittävänä jatkotutkimusaiheena tälle opinnäytetyölle toimii työtilan käyttöönoton avulla saavutettujen hyötyjen ja viestinnän tyytyväisyyden mittaaminen. Jatkotutkimuksen toteuttaminen edellyttää työtilan onnistunutta käyttöönottoa organisaatiossa.

Kohdeorganisaation mukaan työ vastasi täysin siihen tarpeeseen, jota varten työhön ryhdyttiin. Ehdotus työtilasta vastasi organisaation tavoitteeseen kehittää turvallisuusviestintää kustannustehokkaasti ja olemassa olevia järjestelmiä hyödyntäen ja se otettiin organisaatiossa avoimesti vastaan. Lisäksi opinnäytetyön koettiin kokonaisuudessaan tarjoavan arvokasta apua turvallisuusviestinnän ja turvatoimien johtamisen kehittämiseksi.

The purpose of this thesis was to provide a proposal concerning the improvement of internal communications related to security issues for Finavia Corporation’s Corporate Security unit. This thesis examines how intranet can be utilized in developing the internal security related communications within the organization. As the end result of the thesis, a proposal of a virtual workspace was created.

The subject of the thesis was based on a need of the organization. The need for developing the communications techniques was noted in the organization already before the thesis project started. Therefore, utilizing intranet and virtual workspace for the purpose had also been discussed. Due to a lack of resources, the process of mapping the current state of the security related communications and what needs to be improved, along with the execution of the workspace, had remained only as a thought. During my internship in Finavia's Corporate Security unit in autumn 2015, we decided to have it as the topic of my thesis.

The theoretical framework of the thesis includes an overview of challenges in email-based communications as well as success factors of social intranets and requirements of succeeding with the changes of communication technologies. The methods used for acquiring background information were theme interviews and a web survey. The objective of the interviews and the survey was to examine thoughts about the current state of security related communications, challenges observed in email-based communications as well as goals for developing internal communication.

Based on the theoretical framework and research results, the process of creating the best practices for developing security related communications started. The outcome of the process was a virtual workspace, which is also a concrete output of this thesis. The workspace offers a solution to manage the observed challenges in security related communications.

Deploying the workspace was defined out of the context of the thesis, so the final execution and introduction of the workspace remained as the organization's own responsibility. Interesting topic for further research might be measuring the communicational benefits and satisfaction towards the new communications method. However, in order to implement the follow-up research in the future, the workspace needs to be first successfully launched among the organization.

According to Finavia, this thesis fulfilled their needs and corresponded completely with the reason of its execution. The proposal of the virtual workspace responded to the organization’s need to develop security related communications cost-effectively and by utilizing the existing systems. The proposal was received open-mindedly in the organization. Moreover, Finavia thought that this thesis provided valuable help for the organization in developing security related communications and leading security measures.