Projektihallintatyökalut mikroyrityksessä : case: Calefa Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty Calefa Oy:lle yrityksen projektinhallinnan ohjelmistovalintaa varten. Toimeksiantaja-mikroyrityksen toiminta on projektiluonteista, mikä edellyttää kokonaisvaltaista projektihallintaa. Tutkimuksessa on tarkoitus kartoittaa toimeksiantajan projektihallinnan nykytilannetta, ongelmia ja tavoitteita projektihallinnan työkalujen osalta sekä valita kartoituksen pohjalta kolme tarkoitukseen parhaiten sopivaa ohjelmistovaihtoehtoa. Projektihallinnan työkaluina tässä työssä tarkoitetaan projektihallinnassa käytettäviä ohjelmistoja ja apusovelluksia. Tämä on kaksivaiheinen kvalitatiivinen toiminnallinen case-tutkimus. Sen aineisto on kerätty tätä kartoitusta varten suunnitellun teemahaastattelun avulla. Tutkimuksen tukena käytetään myös priorisointikyselyä tarkentamaan haastattelun tuloksia sekä havainnointia yrityskäynneillä, palavereissa sekä kirjeenvaihdon osalta. Näin saadaan selvitettyä kohdeyrityksessä projektinhallintaan nykyisin käytetyt työkalut, tavat ja ongelmat, käyttäjien tarpeet ja ohjelmiston valintakriteerit. Opinnäytetyön toisessa vaiheessa kartoitetaan markkinoilla saatavilla olevat projektihallinnan ohjelmistot ja valitaan kolme kohdeyritykselle sopivaa ohjelmistovaihtoehtoa. Valituista ohjelmistoista tehdään vertailu yrityksen projektihallinnan työkalun valintaa varten. Tutkimuksen menetelmiä voivat käyttää myös muut mikro- ja pienyritykset, joiden toiminta on projektiluonteista.

This thesis was commissioned by Calefa Oy for selecting project management software for the company. The company’s project based activities require comprehensive project management. The purpose of this study was to analyse the current situation, problems and goals concerning the project management tools of Calefa Oy and choose two relevant project management software options, based on the market research and analysis included in this study. Project management tools refer to project management software and additional programs. This is a qualitative two-stage operational case study. The research data was collected by theme interviews compiled for this purpose. A prioritization query was used for clarifying the results. In addition, the company’s practices were observed at meetings with the company staff and in email discussions and also by observing the project documentation procedures in the company. Project management software products available on the market were considered and analysed and three suitable products were selected for the company to choose from. The selected software options were tested and compared for the final decision of the company. Other companies with project-based activity will be able to use the methods presented in this study for selecting their project management tools.