Taloushallinnon tehtävien organisointi isossa organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella parasta mahdollista tapaa jakaa taloushallinnon työt suuressa organisaatiossa. Tarkoitus oli, että opinnäytetyön lopussa voisi esittää muutamia oleellisia sääntöjä töiden jakamiseen. Töiden jakamisella tarkoitetaan sitä, minkälaisia työnkuvia ja työkokonaisuuksia taloushallinnon organisaatiossa tulisi olla. Yleensä suppeampi työnkuva tarkoittaa sitä, että tekijä osaa sen sisällön paremin ja laajempi työnkuva taas tuo mukanaan laaja-alaisemman osaamisen, mutta yksittäisissä työtehtävissä tekijä ei ole välttämättä niin tehokas kuin suppeammassa työnkuvassa olisi. Tietoperustassa pääosassa ovat digitaalisen taloushallinnon prosessit ja tutkimuksen tekeminen sekä tutkimustulosten käsittely.

Yhteistyökumppanina opinnäytetyössä oli Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) Hämeenlinnan yksikkö. Opinnäytetyöhön sisältyvä kyselytutkimus toteutettiin yhteistyössä Palkeiden Hämeenlinnan yksikön kanssa, jossa toteutettiin organisaatiomuutos keväällä 2016. Muutoksen kohteena olivat talouspalveluiden työkokonaisuudet. Tutkimus toteutettiin verkkokyselynä ja aineisto käsiteltiin määrällisin tutkimusmenetelmin.

Opinnäytetyön keskeisenä tuloksena on arvio optimaalisesta taloushallinnon organisoinnista isossa organisaatiossa, joka hoitaa taloushallintonsa itse. Varsinainen ulkoistaminen on siis jätetty tarkastelun ulkopuolelle, vaikka tehokkaimmaksi organisointitavaksi todetaankin palvelukeskusmalli (sisäinen ulkoistaminen). Optimaalisen organisoinnin todetaan riippuvan tilanteesta, jossa yksinkertaisimpana mittarina voidaan käyttää automatisaatioastetta. Mitä korkeampi automatisaatioaste, sitä laajempia ja monipuolisempia työnkuvien tulisi olla taloushallinnon työnjakomallissa. Opinnäytetyössä todetaan myös, että työnjaon merkitys nousee esille vasta siinä vaiheessa, kun taloushallinnon toiminnot on keskitetty (palvelukeskus) ja kun käytössä on yhtenäinen järjestelmä yhtenäisine oheistoimintoineen ja työkäytänteet ovat yhtenäistetyt, automatisaation merkitystä unohtamatta.

Organizing financial management tasks in large organization

The target of the thesis was to view the best possible way to organize financial management in a large organization. The purpose was that at the conclusion of the thesis there could be found a few "key" points which helped to organize financial management tasks. Organizing tasks means what kind of task combinations should be put together. Usually more compact task combination helps the operator to handle those tasks better. On the other hand, wider task combination helps getting more know-how but effectiveness might decrease. In the theory part of the thesis the main chapters were related to the process of digital financial management, theory of quantitative research and the processing of research results.

Cooperation partner of the thesis was the Finnish Government Shared Services Centre for Finance and HR (Palkeet).An opinion poll that was part of the thesis was made in co-operation with Palkeet’s Hämeenlinna’s unit which had experienced organizational change in the spring of 2016. The change had been made taking into account the financial services of Palkeet. The poll was carried out as a web-poll and the results were analyzed by quantitative means.

The main conclusion of the thesis is a suggestion as to how financial management should be organized in a large company where it is not outsourced. It was found in the thesis that the optimal way to organize financial management depends on the situation and the best indica-tor for knowing the situation is the level of automatization. The higher the level of automatization, the more diverse the job descriptions of financial management staff should be. Also, the results of the thesis show that the impact of job descriptions become important only after operations of financial management have been concentrated in the same place (usually the shared services centre, SSC). There should also be one shared system that all financial management operations use and uniform work practices throughout the SSC. After standardized systems and work practices you can then pay attention to automatization and after that start paying attention to job descriptions.