SAP HR -toiminnanohjausjärjestelmä palkanlaskennassa : case: Calpro Oy

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on SAP HR -toiminnanohjausjärjestelmän toiminta Calpro Oy:n palkanlaskennassa. SAP HR -toiminnanohjausjärjestelmä otettiin käyttöön Lahden kaupungilla marraskuussa 2015. Järjestelmän käyttöönoton on kuitenkin havaittu aiheuttavan paljon ongelmatilanteita Calpro Oy:ssä, jossa Lahden kaupungin työntekijöiden palkanlaskenta hoidetaan. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää SAP HR -järjestelmän aiheuttamat ongelmatilanteet kohdeyrityksen palkanlaskentaosastolla, jotta järjestelmän prosesseja voitaisiin kehittää. Lisäksi tarkoituksena on selkeyttää palkanlaskennan työtehtäviä järjestelmään liittyvien ongelmatilanteiden osalta.

Opinnäytetyö koostuu teoria- ja empiriaosista. Teorialuvussa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmiä sekä järjestelmien käyttöönottoa ja käyttöönottoon liittyviä riskejä yleisesti. Jälkimmäisessä teorialuvussa keskitytään palkkahallinnon lakisäädöksiin, työehtosopimuksiin ja palkanlaskentajärjestelmiin. Empiriaosuudessa käsitellään palkanlaskennan työtehtäviä sekä SAP HR -järjestelmän toimivuutta Calpro Oy:ssä. Lisäksi tutkimustulokset ja kehitysehdotukset esitellään empiirisessä osassa.

Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisia menetelmiä hyödyntämällä. Aineistoa kerättiin järjestelmäasiantuntijoiden haastattelujen ja palkanlaskijoille suunnatun kyselylomakkeen avulla. Tutkimustuloksena saatiin selville, että SAP HR -järjestelmä aiheuttaa monenlaisia ongelmatilanteita Calpro Oy:n palkanlaskennassa. Ongelmatilanteet johtuvat pääasiassa SAP HR -järjestelmän ja palkanlaskentaohjelman välisestä liittymästä. Liittymän aiheuttamien ongelmien takia tiedot eivät siirry järjestelmien välillä, mikä on lisännyt manuaalisten työtehtävien määrää. Lisäksi virheiden ilmaantuessa palkanlaskijoilla on ollut haasteita löytää oikea yhteyshenkilö. SAP HR -järjestelmän toimivuuden parantamiseksi tulisi ensisijaisesti saada järjestelmien väliset liittymävirheet korjattua. Lisäksi yksityiskohtaisen ohjeistuksen laatiminen oikeista yhteyshenkilöistä eri ongelmatilanteissa selkeyttäisi palkanlaskennan prosesseja.

The implementation of the SAP HR enterprise resource planning system was put into operation by the city of Lahti in November 2015. However, after its implementation, the system has caused many problems at Calpro Oy. Calpro Oy is responsible for the payroll of the employees of the city of Lahti. In consequence, the objective of this thesis was to figure out what sorts of problems the SAP HR system causes to Calpro Oy’s payroll department so that the system functions could be improved. In addition, the study explored how the assignments could be clarified in the payroll department, especially in problem situations with the SAP HR system.

This thesis consists of a theoretical and an empirical part. The theoretical part of this study deals with ERP systems and the implementation of new systems in general. In addition, this part introduces various risks related to the implementation process. The latter section of the theoretical part also explores pay systems, accounting materials, collective agreements and statutes relative to the calculation of pay. The empirical part focuses on assignments in the payroll department and the functions of the SAP HR system at Calpro Oy. This part also explores the results and proposals for improving the functions of the SAP HR system.

The study was conducted using qualitative methods. The data was obtained by a questionnaire directed to wages clerks to find out how the implementation of the SAP HR system has influenced their work. Moreover, answers were elaborated by interviewing two information systems specialists of the SAP HR system. The study results showed that the SAP HR system causes many problems for wages clerks and information systems specialists at Calpro Oy. The problems are mainly caused by the transition of information between the SAP HR system and the pay system. Based on the results, it seems that the wages clerks have also had difficulties to discover the right contact person in problem situations. To improve the operations of the SAP HR system, the systems developers should get the data transferring to work correctly and collect a detailed list of right contact persons in every problem situations with the SAP HR system.