Mistä syntyvät lukemattomat sähköpostit? : LAMKin vieraskielinen AMK-haku

Abstract

Sähköinen viestintä on kuronut etäisyyksiä kaikissa vuorovaikutustilanteissa ja etenkin akateemisessa maailmassa. Sähköpostilla henkilön tavoittaminen on helppoa ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän tutkimus- ja kehittämishankkeen tavoitteena oli tunnistaa, mistä suuri määrä sähköposteja syntyy Lahden ammattikorkeakoulun (LAMK) vieraskielisten AMK-koulutusten haku- ja valintaprosessissa ja sitä kautta löytää ratkaisuja siihen, miten sähköposteista aiheutuvaa kuormittumista voidaan vähentää ja hakuprosessia parantaa.

Tutkimuksen tietoperusta koostuu kansainvälisistä tutkimuksista, jotka käsittelevät sähköpostia viestintävälineenä sekä opiskelijoiden toimintatapoja heidän hakeutuessa ulkomaille opiskelemaan. Lisäksi tietoperustassa käsitellään hakuprosessi valintaperusteineen.

Tuloksia haettiin käyttämällä kahta eri tutkimusaineistoa. Dokumenttiaineisto koostui 662 sähköpostiviestistä, jotka jaettiin sisältönsä puolesta 13 eri kategoriaan. Sähköpostit olivat tulleet LAMKin hakijapalveluihin 1.9.2014 – 31.3.2015. Sisältöjä analysoimalla selvitettiin syitä viestien saapumiseen. Toisena tutkimuksena toteutettiin kysely helmikuussa 2016 LAMKin ensisijaisille kansainvälisille hakijoille, jossa tiedusteltiin, löysivätkö he LAMKin nettisivuilta niitä haun onnistumiseen tarvittavia tietoja, jotka sähköpostien analysoinnin perusteella olivat keskeisiä aiheita. Lisäksi hakijoilta kysyttiin parannusideoita nettisivuilla olevaan informaatioon.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että hakijoilta saatavat sähköpostikyselyt eivät synny useinkaan informaation puutteesta, vaan hakijan tarpeesta luoda yhteys kiinnostuksen kohteena olevaan korkeakouluun ja saada vahvistusta tiedolle, jonka on lukenut tai saanut tiedoksi muuta kautta. Ulkomailla opiskeleminen on hakijalle aina suuri investointi. Hakuprosessin parantamiseksi syntyi kehitysehdotuksia, joita hyödyntämällä sähköpostien määrää ja sitä kautta kuormittavuutta voidaan vähentää.

Electronic communication has caught up the distance in all interactive situations, and especially in the academic world. Email enables users to communicate fast and easily, but email is found to have become a victim of its own success. This study aims to identify the key factors contributing to email overload in the application process for Bachelor’s studies taught in English at Lahti University of Applied Sciences (LUAS) and thereby find solutions on how the email overload can be reduced and the application process improved.

The theoretical framework consists of international studies that deal with e-mail as a communication tool, and decision factors on how an international student chooses a Higher Education Institute (HEI) from abroad. In addition, the theoretical part discusses the application process and selection criteria.

In this study two research methods were used. The e-mail messages under investigation represent data from authentic interactions which were collected from the period September 2014 – March 2015. A total of 662 email samples were collected. Based on the purpose for which the emails were written, the messages were classified into 13 major categories in order to know which issues raise queries the most. Website Improvement Survey was carried out among LUAS’s first-choice international applicants in February 2016. They were asked whether they had found information needed to complete the application process successfully on the LUAS website. The applicants were also asked for suggestions for improving the information found on the website.

The results reveal that often the applicants’ e-mail queries do not arise from lack of information, but of the need to establish a contact to a HEI of interest while seeking reinforcement for the decision to choose the study place. Studying abroad is always a big investment for an applicant. Several key factors for email overload were identified and recommendations for email management suggested.