Kauneuden Kajaani -tapahtuman suunnittelu ja järjestäminen

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa Kauneuden Kajaani –tapahtuma osana Kajaani Päivät –tapahtumakokonaisuutta. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Kajaanin Kauppiasyhdistys, ja tapahtuma järjestettiin Kajaanissa Pörhön autoliikkeessä 21.9.2016. Opinnäytetyön tavoitteena oli järjestää tapahtuma onnistuneesti niin, että yhteistyökumppanit, toimeksiantaja ja asiakkaat olisivat tyytyväisiä.

Työn teoreettinen viitekehys muodostuu tapahtuman järjestämisen teoriasta yhdessä elämyskolmiomallin kanssa. Teoriaosuudessa käsitellään ensimmäisenä toiminnallisen opinnäytetyön teoria, ja esitellään projektin tausta ja lähtötilanne. Seuraavaksi käydään läpi tapahtumaprosessin teoria alkaen suunnittelusta ja päättyen jälkimarkkinointiin. Teoriaosuuden viimeisessä osassa esitellään onnistuneen tapahtuman järjestämiseen liittyvä teoria, eli strategiset ja operatiiviset kysymykset, kohderyhmä, markkinointi ja elämyskolmiomalli. Työn toiminnallinen osuus raportoidaan teoriaosuuden jälkeen, ja tässä osuudessa kuvaillaan Kauneuden Kajaani –tapahtuman suunnittelu- ja järjestämisprosessi sekä pohditaan tapahtuman onnistumista. Onnistumisen arviointia tukemassa on asiakkaiden, toimeksiantajan ja tapahtumapaikan tarjonneen yrityksen palautteet.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimalla alan kirjallisuutta ja tutustumalla jo tehtyihin opinnäytetöihin, joissa aiheena on ollut tapahtuman järjestäminen. Teoriaan perehtyminen tuki tapahtuman suunnittelua ja toteuttamista käytännössä. Tapahtuma onnistui hyvin, ja se houkutteli paikalle asiakkaita. Opinnäytetyön loppuosassa arvioidaan tapahtumaprosessin onnistumista ja esitetään kehittämisehdotuksia tulevaisuutta varten.

The target of this functional thesis was to plan and execute the Kauneuden Kajaani event as a part of the Kajaani Päivät event package. Kajaanin Kauppiasyhdistys (Kajaani Shopkeepers’ Association) was the principal of the thesis, and the event was held at Pörhön autoliike (Pörhö Car Showroom) in Kajaani on 21.9.2016. The goal of the thesis was to organize and implement a successful event to ensure that the partners in cooperation, principal and clients were satisfied.

In the thesis, the theoretical frame of reference is event production theory with the experience pyramid. First, the theory section deals with functional thesis theory, and presents the background and points of departure of this project. The following topic consists of event process theory from planning to post-marketing. The theory section ends with a presents successful event production theory, in other words strategic and operative questions, target audience, marketing and the experience pyramid. The functional part of the thesis describes how the Kauneuden Kajaani event was planned as well as its implementation process and it considers how the event succeeded. To support the event evaluation process, feedback was collected from clients, the principal and the company who offered the event venue.

The thesis was implemented by searching for literature and previously written theses, on the subject of event management. Knowledge of the theory helped in the practical planning and implementation of the event. The event was successful and attracted clients. The success of the overall event process and ideas for improvement are described in the final part of the thesis.