Henkilöstötilinpäätös : case: Liikenne- ja viestintäministeriö

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia työn yhteistyöorganisaatiolle, liikenne- ja viestintäministeriölle viraston ensimmäinen henkilöstötilinpäätös. Koska henkilöstötilinpäätöstä ei ole kohdeorganisaatiossa aikaisemmin laadittu, työn tarkoituksena oli luoda toimiva pohja mahdollisille tuleville henkilöstöraportoinneille. Asiakirjan laatimisen onnistumiseksi opinnäytetyön tavoitteena oli myös perehtyä syvällisesti henkilöstötilinpäätökseen teoreettisella tasolla.

Tietoperustassa kartoitettiin tarkasti henkilöstötilinpäätöksen sisältöä, rakennetta ja sen laatimisprosessia. Teoria kerättiin henkilöstötilinpäätöstä ja henkilöstöraportointia koskevasta kirjallisuudesta, tutkimusartikkeleista sekä internetlähteistä. Työn tueksi tutkittiin myös julkaistuja henkilöstötilinpäätöksiä. Henkilöstötilinpäätöksen kirjoittaminen edellytti perehtymistä ministeriön toimintaa ja henkilöstöä koskeviin raportteihin ja tilastoihin. Liikenne- ja viestintäministeriölle laadittu henkilöstötilinpäätös sisältää tietoperustassa esiteltyjä asioita.

Opinnäytetyön tuotos koostuu henkilöstöön liittyvien tunnuslukujen ja tilastojen raportoinnista. Henkilöstötilinpäätös sisältää tietoja henkilöstön rakenteesta, työvoimakustannuksista ja ansiokehityksestä, työhyvinvoinnista sekä henkilöstön kehittämisestä. Asiakirjaan ei sisällytetty henkilöstötuloslaskelmaa tai henkilöstötasetta, sillä niitä ei yhteyshenkilöiden kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta koettu tarpeellisiksi.

Liikenne- ja viestintäministeriön edustajan arvion mukaan henkilöstötilinpäätös toimii hyvänä pohjana mahdollisille tuleville henkilöstöraportoinneille. Myös työn visuaalisia elementtejä, kuten työtä varten luotuja nopean informaation ikoneita, voidaan jatkossa hyödyntää.Henkilöstötilinpäätöksen laatimiseen tarvittavat tunnusluvut ja tiedot saatiin suoraan liikenne- ja viestintäministeriöltä.

Opinnäytetyön tuotoksen johtopäätöksissä voitiin todeta, että tarkasteluvuonna tapahtuneet muutokset vaikuttivat henkilöstöön monella osa-alueella. Johtopäätöksinä voitiin myös esittää, että käsitteet henkilöstötilinpäätös ja henkilöstökertomus toimivat usein toistensa synonyymeinä. Tämä opinnäytetyön tuotos osoitti, että erilaisia henkilöstöraportteja kannattaa laatia, ja niitä voidaan käyttää strategisen johtamisen työkaluna. Henkilöstötilinpäätös on yksi vaihtoehto henkilöstöraportin malliksi.

The objective of this functional thesis was to draft a human resource statement for the Ministry of Transport and Communications. As this is the first human resource statement for the organization in question, the aim was to create a functional basis for the possible future documents. In order to succeed in creating document, one of the goals was also to become extensively acquainted with the theoretical background on the topic.

The theoretical part of the thesis consists of the content, structure and the making process of the human resource statement. The theoretical part was gathered with the help of literature, articles and some Internet sources. To support the thesis, other published human resource statements were explored. Drawing up the document required a profound examination of the operations, statistics and documents related to personnel of the Ministry of Transport and Communications.

The output of this thesis consists of reporting different statistics related to the personnel of Ministry of Transportation and Communications. The human resource statement includes data about employee structure, labor costs and income development, well-being at work and competence development. In the conversations with the contact persons it was revealed that personnel profit and loss statement and personnel balance were not found useful, so these parts were not included in the document.

According to the assessment by the representative in the Ministry of Transportation and Communications the human resource statement can be used as a good framework for future reports concerning the personnel. Also the visual elements in the report, such as the icons of quick information, were found useful. Statistics and key information were collected directly from the existing documents in the Ministry.

As the conclusion of this thesis it can be stated that the significant organizational changes in the Ministry affected the personnel in various areas. It also can be stated that human resource statement and human resource reports are often used as each other’s synonyms. This thesis demonstrated that it is useful to draft human resource reports and they can be used as tools in strategic leadership. Human resource statement is one alternative for a human resource report model.