Tietojärjestelmät seurakuntien apuvälineenä

Abstract

Tässä tutkimuksessa käsitellään suomalaisten paikallisseurakuntien tietojärjestelmien toimintaa niiden käyttäjien tarpeita ajatellen. Tutkimus on tehty haastattelemalla seitsemän seurakunnan alueelta keskimäärin viisi henkilöä per seurakunta. Haastattelut tehtiin teemahaastatteluin, joista sitten on tutkimuksen aineisto muodostettu. Tässä tutkimuksessa esitettävät tiedot koostuvat siis täysin haastattelemalla ja seurakuntien oheismateriaaleja käyttäen muodostetuista materiaaleista. Tutkimuksessa analysoidaan seitsemän seurakunnan tietojärjestelmiä tiedonkulun, laitteistojen ja apuvälineiden, tietorekisterien ja tiedonkäsittelyn, ohjelmistojen ja tietojärjestelmän sekä toiminnan kehittämisen näkökulmista. Lisäksi aineistoa analysoidaan seurakuntien työmuotojen ja toimintojen näkökulmista niin, että jokaiselle haastateltujen joukossa selkeästi esiintyneelle toiminnolle on esitetty tulokset kaikista tietojärjestelmän osa-alueista. Tutkimuksen haastatteluista ilmeni, että seurakunnissa tarvitaan tietojärjestelmiä, seurakunnan tietojenkäsittelyn kompleksisuudesta johtuen. Tämä tarkoittaa yhtenäisiä standardeja tiedonkäsittelyn ja tiedonvälityksen alueella sekä jonkintasoisen strategian luomista tietojärjestelmälle. Tietojärjestelmä käsitettä ei kuitenkaan tunneta kovin hyvin, eikä aina toiminta ole kovin ammattimaista kaikilla alueilla. Ihmisillä on puutetta koulutuksesta ja opastuksesta, vaikka seurakuntalaisilta sitä osa saakin hyvin menestyksekkäästi. Erittäin tärkeää seurakunnan toiminnalle on sen tiedonkulku sisäisesti ja ulospäin, jotta seurakunta voisi viestittää arvojaan ja sanomaansa oikealla tavalla oikeille kohderyhmille. Tärkeää on myös pystyä hallitsemaan suuria määriä tietoja, joita seurakunnan eri toiminnot tuovat käsiteltäväksi esimerkiksi seurakunnan pastorien johtavaan toimintaan. Seurakunnan toimisto on myös tärkeässä osassa, koska sen kautta usein suurin osa tiedoista välittyy. Seurakuntien työntekijät ja erityisesti pastorit haluaisivat muuttaa työnkuvaansa ja jakaa tiedotusvastuuta ryhmille ja tiedotuksesta vastaaville henkilöille seurakunnassa. Heidän toimintansa on monissa seurakunnissa muuttunut pullonkaulamaiseksi, koska kaikki ihmiset välittävät tietojaan pastorien kautta. Tällaisia ongelmia halutaan muuttaa seurakunnan toimintarakenteen muutoksilla, joissa seurakunnan johto saa tiedot vastuuhenkilöiden välityksellä. Joissain seurakunnissa näitä tekniikoita jo käytetäänkin, mutta pastorin käsittelemä tietomäärä on hyvin suuri tästäkin huolimatta. Seurakunnan toiminnassa vastuullisten henkilöiden olisi hyvä tietää enemmän tietojenkäsittelystä ja tiedonvälityksestä seurakunnassa. Näiden toimintojen paremmalla hoitamisella voidaan saada mahdollisuus keskittyä paremmin toiminnan pääasialliseen tarkoitukseen, eli Jumalan sanan julistamiseen ja myös läheisiin suhteisiin ihmisten kanssa. Tietojärjestelmä on seurakunnassa hyvä apuväline toimiessaan hyvin, mutta ei saa olla hallitsematon järjestelmä joka rajoittaa itse toimintaa.

This thesis deals with information systems in Finnish local churches from the point of view of user requirements. The study was conducted by interviewing seven persons in five different local churches. The study material was collected by theme interviewing technique as well as using different supplementary reading materials from the churches. Information systems in seven different local churches are analyzed studying the flow of information, hardware and tools, registers of information and information handling, software and the development of the information system and their activities. I addition, the study materials is analyzed from the point of view of the congregations' different forms of work, so that each different activity identified in the interviews is presented in these different parts of the information system. This study showed that churches need information systems, because of the complex structure of the information handling. This means the need for uniform standards on area of the information handling and data transmission. Also some kind of strategy is needed for informations system. This information system concept, however, is not well known in this environment and operations are not very professional in all areas. More education and guidance is needed, although some of the people can get guidance successfully from the members of the church. It is very important to handle the flow of information in the churches internally and externally, so that church could communicate their values and message to the different target groups in the right way. Also it is important to be able to handle the great amount of information that the different forms of work generate, for example for the pastors' management work in the churches. The office of the church is also playing very important part, because often most of the information is handled there. Pastors and other employees of the congregations would like to change their job descriptions and share responsibilities for groups and responsible persons about information delivery and handling. Their activities in many congregations have become a bottleneck, because everybody is delivering their information thrue the pastors. This kind of problem they would like to repair by changing the organization structures, so that information is delivered thrue the responsible persons to the leaders of the church. In some congregations these course of actions are already used, but still the amount of information that pastors and handling is very wide. Those responsible for the activities of the church should know more about information handling and data transmission of the church. Managing these things better enables people to concentrate to the main purpose of the church, i.e. the proclaiming of God's word and also creating closer relationships with people. Information systems are good tool for churches when they work well, but they should not be uncontrolled systems which restrict the success of church activities.