Developing the New Employee Orientation Process, Case Study: Coor

Abstract

This thesis aims to develop Coor’s current orientation process as well as its documentation procedures. Coor is one of the Nordic region’s leading companies providing facility services and employs approximately 1000 employees in Finland. This research was implemented at Coor Finland HR department’s request in order to find out the current state of the company’s orientation and its documentation processes. Furthermore, the research concentrates on finding out whether Coor managers are aware of their responsibilities regarding orientation, what are the biggest challenges and how the existing orientation processes could be developed.

Orientation is considered to generate several benefits for both the employer and its employees. A well implemented and an adequate orientation may increase job satisfaction, improve performance and reduce employee turnover. In addition, according to The Finnish Occupational Safety and Health Act, an adequate orientation is required to be arranged by all organizations.

A quantitative research was implemented in a form of a questionnaire which was sent to the entire Coor personnel in Finland. Altogether almost 15% of all Coor employees responded to the questionnaire, 26 managers and 123 subordinates. The results came out as expected - room and need for development exist.

After going through and analyzing the data gathered from the questionnaire, it was evident that there are some deficiencies in the orientation process and in the competence of persons giving the orientation. The results demonstrate that both managers and subordinates require clear and well organized and planned orientation process. Based on the results some development ideas are suggested. These suggestions focus on clarifying the managers’ roles and responsibilities in the orientation process. In addition it is suggested to provide separate orientation check-lists for each sector, arrange organizational orientation webinars and include internet security in the orientation program.

Tämän opinnäytetyön tavoite on kehittää Coorin perehdytysprosessia sekä sen dokumentointia. Coor on yksi Pohjoismaiden johtavista toimitilapalveluiden tuottajista. Coorilla on Suomessa noin 1000 työntekijää. Tämä tutkimus toteutettiin Coorin HR-osaston pyynnöstä yrityksen tämänhetkisen perehdytysprosessin sekä sen dokumentoinnin tilan selvittämiseksi. Lisäksi tutkimus pyrkii selvittämään ovatko Coorin esimiehet tietoisia vastuustaan perehdytykseen liittyen, mitkä ovat suurimpia haasteita ja kuinka olemassa olevaa perehdytysprosessia voisi kehittää.

Perehdytys hyödyntää työnantajaa sekä työntekijää monella tavalla. Hyvin toteutettu ja riittävä perehdytys vaikuttaa työtyytyväisyyteen, parantaa työntekijän suorituskykyä sekä vähentää henkilöstön vaihtuvuutta. Lisäksi Suomen työturvallisuuslaki edellyttää, että työnantajat järjestävät riittävän perehdytyksen työntekijöilleen.

Määrällinen tutkimus toteutettiin kyselynä, joka lähetettiin Coorin koko Suomen henkilöstölle. Melkein 15% kaikista Coorin työntekijöistä vastasi kyselyyn, heistä 26 oli esimiehiä ja 123 muissa tehtävissä toimivia. Tutkimuksen mukaan kehitykselle on kysyntää ja tarvetta.

Tutkimuksen tulosten perusteella kävi selväksi, että perehdytysprosessissa ja perehdyttäjän pätevyydessä esiintyy puutteita.Tutkimuksen tulokset osoittavat, että niin esimiehet kuin työntekijätkin toivovat selkeämpää ja paremmin järjestettyä sekä suunniteltua perehdytysprosessia. Tutkimustulosten perusteella ehdotetaan muutamia kehitysideoita. Nämä ehdotukset keskittyvät esimiesten roolien sekä vastuualueiden selventämiseen. Lisäksi ehdotetaan erillisten perehdytyskorttien käyttöönottoa eri toimialoilla, yritykseen perehdytyksen järjestämistä sekä internet-turvallisuuden huomioon ottamista perehdytysohjelmassa.