Huoltokirjan teko-ohjeen laatiminen Granlund Oy:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli varmistaa Granlund Oy:n huoltokirjojen tasalaatuisuuden pysyvyys pidemmällä aikavälillä. Tavoitteeseen pääsemiseksi tehtiin lopputuotoksena huoltokirjan laatimisen ohjetiedosto, jonka tarkoituksena on auttaa Granlundin uusia työntekijöitä huoltokirjan tekoprosessissa. Työn teoreettinen viitekehys käsittelee kiinteistöalan liiketoimintaprosessin kehittämistä laadunhallinnan keinoin. Apuna käytettiin laadunhallintaan liittyvää kirjallisuutta, jonka perusteella myös opinnäytetyön tuloksista syntynyt laadunhallinnan työkalu, Huoltokirjan laatimisohje syntyi.

Granlundilla tehtävien huoltokirjojen nykytilannetta, ongelmia sekä kehitettäviä asioita kartoitet-tiin työntekijöiden haastatteluilla, sekä sähköisellä kyselyllä. Sähköinen kysely suunnattiin kahdenkymmenen ihmisen kohderyhmälle, joka myös muodostui Granlund Oy:n työntekijöistä. Kysely käsitteli Granlundin huoltokirjoja yleisemmällä tasolla, kun teemahaastattelu käsitteli huoltokirjan vaiheita tarkemmin.

Tutkimusmenetelmien tulokset analysoitiin, ja sieltä valittiin useimmin toistuvat haasteet huoltokirjan tekoprosessissa. Nämä haasteet koostettiin ajatuskarttaan, ja niille tehtiin kehitysehdotuksia. Kehitysehdotuksien perusteella päätettiin, että huoltokirjan haasteellisten kohtien toimintaohjeet koostettaisiin yhteen tiedostoon. Tästä tuli kuvallinen ohjetiedosto, nimeltään Huoltokirjan laatimisohje. Huoltokirjan laatimisohjetiedosto on opinnäytetyön liitteenä.

The purpose of this Thesis was to ensure Granlund’s permanence of their maintenance manual’s quality in the long run. A manual document for creating maintenance manuals was drawn up for Granlund to achieve this goal. The purpose of the manual document was to help new employees in Granlund with creating maintenance manuals. The theoretical framework of this thesis addressed the improvement of business processes in real estate industry with the tools of quality management. Literature on quality management was used to create a tool for quality management. This tool is the Huoltokirjan laatimisohje guide file.

The current situation, challenges and improvable matters of Granlund’s maintenance manuals were researched through interviews with employees and through an electronic survey. The survey was targeted at a group of twenty people, which also consisted of Granlund’s employees. The survey addressed Granlund’s maintenance manuals from a more general point of view, while the interviews’ point of view was more detailed.

The results of the research methods were analyzed, and the challenges that occurred the most in the process of making a maintenance manual were pinpointed. These chosen challenges were composed to a mind map and improvement propositions were made to these challenges. After that a conclusion was made based on these improvement propositions. As a result, the most challenging parts of the maintenance manuals and their procedures got composed to one document based on the improvement propositions. This document became a pictorial guide document, named Huoltokirjan laatimisohje. The Huoltokirjan laatimisohje document is appended to this thesis.