Sähköisen arkistoinnin tarvekartoitus

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee arkistoinnin erimuotoja sekä arkistoinnin kehittymistä. Opinnäytetyössä selvitetään, mitä yrityksen tulisi huomioida suunnitellessaan sähköistä arkistointijärjestelmää sekä kartoitetaan Isku Keittiöt Oy:n tarve sähköiseen arkistointijärjestelmään. Arkistointi-osiossa selvitetään, mitä arkistoinnilla käsitetään. Lisäksi osiossa paneudutaan arkistoinnin kehitykseen sekä eri arkistointimuotoihin. Kappale sähköinen arkistointi on työn tärkein osa-alue, siinä selvitetään sähköistä arkistointia yleisesti. Keskitytään dokumenttien säilyttämiseen sekä sähköisen arkistoinnin etuihin ja ongelmallisiin puoliin. Osiossa paneudutaan myös sähköisten dokumenttien jakautumiseen ja elinkaareen sekä mitä tulee huomioida sähköisen arkistoinnin suunnittelussa. Arkistointiin liittyvä tietoturva-osiossa selvitetään sähköisten dokumenttien vaatimaa tietoturvaa yleisesti sekä tiedon turvaluokituksia ja dokumenttien suojeluluokituksia. Lainsäädäntö kappale sisältää laissa määrätyn arkistolain selvityksen lyhyesti. Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin Isku Keittiöt Oy:lle kyselytutkimuksen sekä haastatteluiden avulla. Saatekirje ja kyselylomake, lähetettiin sähköpostilla valituille henkilöille, joita oli yhdeksän. Haastatteluiden avulla pyrittiin selvittämään lähemmin, miten hyvin nykyinen arkistointi palvelee tämän hetken tarpeita ja mitä sähköiseltä arkistoinnilta toivotaan. Vastausten pohjalta voidaan päätellä, että Isku Keittiöt Oy:n henkilökunta toivoo muutosta nykyiseen arkistointitapaan. Vastauksista ilmenee, että arkistoitavat dokumentit halutaan sähköiseen järjestelmään jotta tietojen lisääminen ja hakeminen arkistosta olisi helpompaa. Paperidokumenttien tahdotaan poistuvan käytöstä, koska paperiarkistosta dokumenttien etsiminen on työlästä.

This bachelor's thesis deals with the different filing forms and the development of filing. This study explores what companies should take into consideration when they are planning their electronic filing systems and investigates Isku Keittiöt Oy's needs in the event of an electronic filing. There are four sections in the theory part. First, the filing section explains what the concept of filing means. In addition, it discusses the development of filing and the different filing forms. The second part, which concentrates on electronic filing in general, is the most important part of this thesis. It discusses document storage and the benefits and problematic matters of electronic filing. This section also deals with the divisions and lifespan of electronic documents and what should be taken into consideration in electronic filing planning. Third, the filing security section explains about data protection generally demanded by electronic documents and the categorization of data security and document protection. Finally, the legal section contains a brief explanation of the filing law stated by legislation. The empirical part of the thesis was conducted for Isku Keittiöt Oy, via questionnaires and interviews. The covering letter and the interview were sent through email to nine selected persons. The interview attempted to find out more closely how well the existing filing system served the requirements of that moment and what hopes there were in terms of electronic filing. The survey pointed out that Isku Keittiöt Oy employees hoped for a change in the existing filing system. The survey showed that there was a need for an electronic system because it was difficult to find documents in the paper files.