Sähköisen arkistoinnin tarvekartoitus
Mattila, Maarit (2007)
Mattila, Maarit
Lahden ammattikorkeakoulu
2007
All rights reserved
Tiivistelmä
Opinnäytetyö käsittelee arkistoinnin erimuotoja sekä arkistoinnin kehittymistä. Opinnäytetyössä selvitetään, mitä yrityksen tulisi huomioida suunnitellessaan sähköistä arkistointijärjestelmää sekä kartoitetaan Isku Keittiöt Oy:n tarve sähköiseen arkistointijärjestelmään. Arkistointi-osiossa selvitetään, mitä arkistoinnilla käsitetään. Lisäksi osiossa paneudutaan arkistoinnin kehitykseen sekä eri arkistointimuotoihin. Kappale sähköinen arkistointi on työn tärkein osa-alue, siinä selvitetään sähköistä arkistointia yleisesti. Keskitytään dokumenttien säilyttämiseen sekä sähköisen arkistoinnin etuihin ja ongelmallisiin puoliin. Osiossa paneudutaan myös sähköisten dokumenttien jakautumiseen ja elinkaareen sekä mitä tulee huomioida sähköisen arkistoinnin suunnittelussa. Arkistointiin liittyvä tietoturva-osiossa selvitetään sähköisten dokumenttien vaatimaa tietoturvaa yleisesti sekä tiedon turvaluokituksia ja dokumenttien suojeluluokituksia. Lainsäädäntö kappale sisältää laissa määrätyn arkistolain selvityksen lyhyesti. Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin Isku Keittiöt Oy:lle kyselytutkimuksen sekä haastatteluiden avulla. Saatekirje ja kyselylomake, lähetettiin sähköpostilla valituille henkilöille, joita oli yhdeksän. Haastatteluiden avulla pyrittiin selvittämään lähemmin, miten hyvin nykyinen arkistointi palvelee tämän hetken tarpeita ja mitä sähköiseltä arkistoinnilta toivotaan. Vastausten pohjalta voidaan päätellä, että Isku Keittiöt Oy:n henkilökunta toivoo muutosta nykyiseen arkistointitapaan. Vastauksista ilmenee, että arkistoitavat dokumentit halutaan sähköiseen järjestelmään jotta tietojen lisääminen ja hakeminen arkistosta olisi helpompaa. Paperidokumenttien tahdotaan poistuvan käytöstä, koska paperiarkistosta dokumenttien etsiminen on työlästä.