Improving communications for facility management businesses and their customers

Abstract

Service outsourcing has increased in recent years, the definition of outsourcing is that ser-vice, such as product design or manufacture, is subcontracted to a third party. The reasons for outsourcing are often associated with reducing expenses or time and a more efficient use of energy, given the company's areas of expertise.

In today's society, almost all communication has moved to an electronic format such as e-mail, text messages, phone, internet applications and a variety of internet messages. After smartphones and the pads came to the markets all these gadgets accompany people in their every day-to-day life at every moment. Communicating with people is easier and faster than ever before, but every now and again messages and contacts can be lost in large volumes of the message and the calls. Busy people do not always find all your messages from them, es-pecially when they have come through many channels.

The purpose of this study is to explore these communication networks and how they affect the daily working life of Ovenia Oy and their facility managers. The thesis central focus was particularly on the communication between the facility managers and maintenance staff in the target buildings as well as the service providers.

A quantitative research methods was used as a research method in the thesis. In the re-search the data collection method was a questionnaire, in which respondents were reached via email that were gathered from the Ovenia networking site Sympa.

Natural observing was also used in the research as a quantitative research method to ob-serve the day to day life of the facility managers.

The thesis analyzed 20 responses out of 50 that were sent. Of the respondents 90% were men and 10% women. Respondents were all Ovenia maintenance managers and building managers. All respondents had used and are using more than two communication methods with the customers and service providers. Most employees viewed, that there were too many communi-cation systems,and some also felt that the communication programs were hard to use.

Palvelujen ulkoistaminen on lisääntynyt viime vuosina, määritelmä ulkoistaminen tarkoittaa, että palvelu, kuten tuotteen suunnittelu tai valmistus, on ulkoistettu kolmannelle osapuolel-le. Syyt ulkoistamista usein liittyvät kuluihin, ajan käyttöön ja tehokkaampaan energian-käyttöön.

Nyky-yhteiskunnassa lähes kaikki kommunikaatio on siirttynyt sähköiseen muotoon, kuten sähköpostiin, tekstiviesteihin, puhelimeen, sovelluksiin ja erilaisiin internet viestintöihin. Älypuhelinten ja padien tultua markkinoille kaikki nämä kulkevat ihmisten mukana päivit-täisessä elämässä joka hetki. Ihmisten kanssa kommunikointi on helpompaa ja nopeampaa kuin koskaan aikaisemmin, mutta välillä viestit ja yhteydenotot voivat kadota suurien vies-timäärien ja puhelujen jalkoihin. Kiireiset ihmiset eivät aina huomaa kaikkia heille tulleita viestejä etenkin kun ne ovat tulleet monen kanavan kautta.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia näitä kommunikaatioverkostoja ja miten ne vaikuttavat Ovenia Oyn isännöitsijöiden päivittäiseen työskentelyyn. Opinnäytetyössä keski-tyttiin erityisesti kommunikointiin isännöitsijöiden ja heidän ylläpitokohteidensa väkeen eli Ovenian manageeramiin business parkkien vuokralaisiin sekä kohteen palveluntuottajiin.

Opinnäytetyössä käytettiin määrällistä, eli kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimuk-sen tiedonkeruumenetelmänä toimi kyselylomake, johon vastaajat saatiin Ovenialta sähkö-postitse jotka kerättiin yhteystietokana Sympasta.

Luonnollista observointia käytettiin myös tutkimusmetodina jolloin selvitettiin minkälaista on ylläpitopäälliköiden ja isännöitsijöiden arki.

Opinnäytetyössä analysoitiin 20 vastausta 50 lähetetystä kyselystä. Vastaajista 90 % olivat miehiä ja 10 % naisia. Vastaajat olivat kaikki Ovenian ylläpitopäälliköitä ja isännöitsijöitä. Kaikki vastanneista olivat käyttäneet ja käyttävät useampaa kuin kahta kommunikaatiome-netelmää asiakkaiden ja palveluntuottajien kanssa kommunikointiin. Suurimman osan mie-lestä kommunikaatiomenetelmiä oli liian useita ja osa myös piti tiettyjä ohjelmia hankala-käyttöisinä.