KIRJANPITOPALVELUPROSESSIN KEHITTÄMINEN PUOLUSTUSVOIMIEN PALVELUKESKUKSESSA JOENSUUSSA

Abstract

Tässä opinnäytetyössä perehdytään Joensuuhun sijoitettuun Puolustusvoimien palvelukeskukseen. Palvelukeskuksen tarkoituksena on koordinoida ja järjestää sille määrättyjä puolustusvoimien yhteisiä tukipalveluja, joita ovat talous- ja matkapalvelut ja henkilöstöpalvelut. Palvelukeskuksen toiminta aloitettiin Joensuussa mittavan puolustusvoimauudistuksen yhteydessä, ja se on vakiinnuttanut toimintansa vuoden 2015 aikana. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan tähän asti kehitettyä kirjanpitopalvelusektoria ja sen sisäisiä toimintoja sekä toimintatapoja. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää edellytykset kirjanpitopalvelusektorin toimintojen ja toimintotapojen kehittämiselle. Tutkimus oli laadullinen ja tutkimusaineiston hankinnassa käytettiin teemahaastattelua.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää kirjanpitosektorille saapuvien palvelupyyntöjen sisältöä, taloussihteerin toimintatapoja sekä sitä, kuinka käytössä olevat ohjelmat tukevat päivittäistä työskentelyä. Lisäksi tutkimuksessa käsitellään suunnittelijan ja palveluesimiehen välisiä suhteita palveluprosessissa sekä sektorin sisäisen viestinnän merkitystä. Kirjallisuuden perusteella on pohjustettu laadun, prosessin ja viestinnän näkökulmasta.

Tutkimusten tulosten perusteella toiminnossa ei ole havaittavissa suuria puutteita. Kirjanpitopalvelusektorille saapuvien toimeksiantojen sisällössä on kuitenkin löydettävissä pieniä muutostarpeita. Toimeksiannot ovat pääsääntöisesti selkeitä, mutta jossain tapauksissa niiden tehtäväkuvaus on kirjoitettu epäselvästi. Yleisimmät puutteet liittyvät yksittäisiin tiliöintitekijöihin ja liitetiedostoihin. Taloussihteerit haluavat palveluesimiesten jakavan palvelupyynnöt sekä vastuulliset työtehtävät tasapuolisemmin. Lisäksi yhteisistä asioista tiedottamisen sekä ohjeistusten katsottiin olevan puutteellisia taloussihteerien näkökulmasta.

This thesis focuses on the Defence Forces shared service center in Joensuu. The purpose of the service center is to coordinate and organize joint support services for the Armed Forces assigned to it, including economic and travel services as well as human resources services. The Joensuu Service Center started operations in the midst of a major reform of the defense forces, establishing its operations in 2015. This thesis examines the accounting service sector, its internal operations and modus operandi. The aim of this research was to examine the conditions of and develop the sector’s functions and operations. The research was qualitative and the procurement of the material occurred through focused interviews.

The purpose of this research was to examine the content of the incoming service requests of the accounting sector, financial secretary practices and how to use the programs to support the daily work. In addition, the thesis considers the relationship between the planner and the service managers of the service process and the importance of internal communications in the sector. Relevant literature allows for a relevant point of view of quality, process and communications.

Based on the results of the research functions there are no perceptible major shortcomings. There are some needs for change regarding the accounting service sector for incoming orders. The assignments are mainly clear, but in some cases job descriptions have been written unclearly. The most common deficiencies relate to individual postings and file attachments. Financial secretaries want the requests of service managers and responsibility tasks to be shared equitably. In addition, information on common issues and guidelines was considered to be inadequate from the perspective of the financial secretaries.