Palkanlaskennan prosessikuvaus

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Vantaan kaupungin Talouspalvelukeskukselle. Opinnäytetyön tarkoituksena ja tavoitteena oli tehdä Vantaan kaupungin organisaatioon kuuluvien tytäryhtiöiden palkanlaskennasta prosessikuvaukset, sekä kartoitus, jossa selvitettiin, kuinka monelle yhtiölle Talouspalvelukeskus tarjoaa mitäkin palkanlaskennan palveluita. Prosessikuvausten tarkoituksena on kuvailla palkanlaskennan prosessin eri vaiheet sekä niiden vastuunjako työntekijän, tytäryhtiön ja Talouspalvelukeskuksen välillä. Tavoitteena oli tehdä sellaiset kaksi tuotosta, joista olisi todellista hyötyä toimeksiantajalle muun muassa uuden henkilön perehdyttämisessä sekä prosessin vaiheiden kehittämisessä.

Teoreettiseen viitekehykseen kuului palkkahallintoon, palkanlaskentaan ja niihin vaikuttaviin lakeihin tutustuminen. Teoriaosuudessa käsiteltiin palkkahallinnon teoriaa niiltä osin kuin se on oleellista hoidettaessa Vantaan kaupungin tytäryhtiöiden palkanlaskentaa ja palkanmaksua. Teoriaosuus käytiin läpi palkanlaskijan näkökulmasta ja se pyrittiin esittämään selkeällä kielellä, jotta sen ymmärtää myös henkilö, jolla ei ole aiempaa kokemusta tai tietämystä kyseisestä aiheesta. Teoriaosuus pohjautuu alan kirjallisuuteen sekä sähköisiin lähteisiin.

Opinnäytetyössä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Aineisto kerättiin lomakekyselyä, lomakehaastattelua ja teemahaastattelua käyttämällä. Laadullista tutkimusmenetelmää käyttämällä saatiin selvitettyä prosessikuvausten ja kartoituksen sisällöt. Lisäksi tutkimuksella saatiin laadukasta tietoa Talouspalvelukeskuksen palkanlaskennan nykytilasta, ongelmista ja kehittämiskohteista.

Opinnäytetyön tavoitteet saavutettiin ja prosessikuvauksista tuli toimeksiantajan edustajan mukaan selkeät, kattavat ja prosessien mukaiset. Kartoituksella saatiin tavoitteen mukaisesti kartoitettua palkanlaskentaan tarvittavia resursseja. Lisäksi laadullisen tutkimusmenetelmän haastatteluiden vastausten pohjalta toimeksiantaja pystyy kehittämään prosessia ja sen vaiheita toimivammiksi. Valmiita tuotoksia toimeksiantaja tulee hyödyntämään uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Tuotokset ovat Talouspalvelukeskuksessa sisäisesti kaikkien työntekijöiden näkyvillä ja käytettävissä.

This Bachelor's thesis was commissioned by Vantaa’s Financial Services Center. This Bachelor’s thesis had two aims that were to be implemented for a subsidiary of the commissioner. The first aim was to create a payroll calculation process description to describe the various stages of the process and the responsibility distribution between the employees, the subsidiary and the Financial Services Center. The second aim was to clarify how many companies the Financial Services Center offers its payroll calculation services to.

The theoretical frame of reference includes payroll administration, payroll calculation and associated laws that affect them. The theoretical part of the thesis has been formulated so that someone who does not have previous experience of the subject would understand it. The theoretical part is based on the field-specific literature and digital sources.

A qualitative method was applied in this thesis. The material was collected from a questionnaire, a questionnaire interview and a theme interview. The process descriptions and clarification of the usage were obtained using the qualitative research method. In addition, as the research data was so informative and high quality, it was possible to obtain a large amount of information about the present state, problems and development areas of the payroll calculation.

The objectives of the thesis were achieved and according to the commissioner the process descriptions were clear, all-inclusive and representational of the overall process. Based on the interview responses of, the commissioner is able to develop the functionality of the process and its stages. The commissioner will also utilize the results in the orientation of new employees. The results have been published and available for all the employees of the Financial Services Center economic service center.