Hankintojen ennakoinnin kehittäminen : Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän hankintojen ennakointia. Tutkimuksen tavoitteena oli tutkia, mitkä tekijät liittyvät julkisen hankintaprosessin suunnitteluvaiheen hankintojen ennakointiin organisaatiossa sisäisesti ja millä toimenpiteillä hankintojen ennakointia ja sisäistä asiakasyhteistyötä voidaan kehittää.

Tässä kehittämistutkimuksessa käsiteltiin hankintojen strategista ja taloudellista näkökulmaa, hankintojen ennakointia ja siihen vaikuttavia ympäristötekijöitä, hankintojen suunnittelua, projektinhallintaa ja aikataulutusta, sisäisiä asiakkaita ja yhteistyötä, hankintalakia sekä hankintalainmukaista julkista hankintaprosessia.

Opinnäytetyössä lähestymistapana oli toimintatutkimus. Toimintatutkimus koostui kahdesta vaiheesta, kyselystä sekä työpajoista. Ensimmäisen vaiheen tavoitteena oli saada yleiskuva hankintojen suunnittelusta ja ennakoinnista kuntayhtymässä ja löytää avaintekijät, joiden kautta tutkimuksen aihetta oli mahdollista syventää työpajojen avulla. Toisessa vaiheessa toteutettiin kaksi työpajaa, joiden tavoitteena oli ratkaista, mitä tekijöitä kuului tutkittavien mielestä hankintojen ennakointiin.

Kyselyn ja työpajojen perusteella opinnäytetyön keskeisimmäksi tulokseksi löydettiin tekijöitä, jotka vaikuttavat hankintojen ennakointiin. Tekijät olivat strateginen suunnittelu, talous ja budjetointi, toiminnan kehittäminen, viestintä ja ohjeistus, yhteistyö ja vuorovaikutus, aikataulutus, markkinakartoitus ja vaatimusmäärittelyt sekä päätöksenteko. Tulosten perusteella esitettiin Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymälle toimenpiteitä, joiden avulla hankintojen ennakointia sekä yhteistyötä hankintojen sisäisten asiakkaiden kanssa voidaan kehittää.

The purpose of this study was to develop procurement proactivity in Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä. The object was to study which factors are related to public procurement proactivity and which actions can develop proactivity of procurement and internal customer co-operation.

This study covers strategic and economic view of procurement, procurement proactivity and its environmental factors, procurement planning, project management and scheduling, internal customers and co-operation, procurement law and public procurement process.

Activity analysis was the method used in this study. Activity analysis consist of two phases: questionnaire survey and two workshops. The aim of the first phase was to discover the general picture of procurement planning and procurement proactivity in Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä. There were two active workshops in the second phase. In the workshops, the aim was to resolve, which factors are related to procurement proactivity.

There were nine factors found at the essential results of this study. The factors were: strategic planning, finance and budgeting, development of operations, communication and instruction, co-operation and interaction, scheduling, market research and quality specification and decision making. This study represents the measures to be taken to develop procurement proactivity and internal customer co-operation for Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä.