Ostolaskujen käsittelyprosessin kehittäminen yrityksessä X

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli ostolaskujen käsittelyprosessi ja käsittelykierron kehittäminen. Aihe tuli esiin toimeksiantajan kanssa käydyistä keskusteluista ja opinnäytetyö tehtiin jatkoksi työharjoittelulle kyseisessä yrityksessä. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi suomalainen rakennusalan yritys. Yrityksen nimeä ei työssä mainittu, vaan opinnäytetyössä puhuttiin yrityksestä X.

Tutkimuskysymys opinnäytetyössä oli: Miten ostolaskujen käsittelyprosessi olisi tehokkaampaa. Tavoitteena työssä oli selvittää ostolaskujen nykyinen käsittelyprosessi ja löytää käsittelyprosessin ongelmakohdat sekä tarjota näihin konkreettisia kehittämisehdotuksia. Opinnäytetyössä käytettiin tutkimusmenetelminä haastattelua ja kyselyä. Haastatteluja tehtiin yrityksen X työntekijöille ja kysely suoritettiin kahdelle yrityksen suurimmalle tavaratoimittajalle. Lisäksi opinnäytetyössä suoritettiin benchmarking, eli vertailu saman toimialan yrityksen laskujen käsittelyprosessiin. Benchmarking toteutettiin myös kyselyn muodossa. Tietoperusta opinnäytetyössä perustui paljolti taloushallinnon digitalisoitumiseen sekä kustannustenhallintaan ja budjetointiin.

Keskeisimpiä ongelmia yrityksen nykyisessä käsittelyprosessissa oli laskujen hidas kierto. Laskujen selvittäminen oli ongelmallista, eivätkä toimintatavat olleet kaikilla työmailla selkeät. Syksyn 2016 aikana yrityksellä oli resurssipulaa työmaatoimistonhoitajista, minkä vuoksi laskujen kierto ei onnistunut aina toivotulla tavalla ja tarve yhtenevälle linjaukselle laskujen käsittelyn suhteen korostui.

Jotta laskujen tarkastaminen olisi nopeampaa, tulisi urakoitsijoiden kanssa tehtyjen sopimusten olla selkeämpiä. Lisäksi urakoitsijoille tulisi painottaa sopimusehtoja ja sitä, että laskujen ohessa tulisi aina olla työmaalla allekirjoitettu työerittely tai muu hyväksyntä työn laskutuksesta. Lisäksi tavarantoimittajille tehtävien tilausten yhteydessä tulisi ilmoittaa suoraan oikea kustannuskohdistus, eli littera.

The subject of the thesis was the development of the processing and treatment of invoices’ cycle. Subject was found in the discussions with the client and thesis was a continuation to the internship in the company. The thesis was commissioned by a Finnish construction company. The company’s name is not mentioned in the thesis, so the company is only mentioned as company X.

The research question of the thesis was: How the invoice processing could be more efficient. The aim of the work was to determine the current invoice process and to find a problems of the process and to provide these concrete proposals for development. Research methods of the thesis were interview and survey. Interviews were conducted to company X’s employees and the surveys carried out in the company’s two largest suppliers. In addition, benchmarking was used for comparison to a company in the same industry. Benchmarking was also made in the form of a survey. The theoretical basis was based largely on the digitalisation of financial management, cost management and budgeting.

The main problems of the company’s current invoice process were slow circulation. Clearing of invoices was problematic and practices have not been clear for all. During the autumn of 2016 the company had a lack of resources in project assistants which is why the circulations of invoices was not always successful as hoped and the need for a similar invoice processing was emphasized.

In order for verification of invoices to be faster should the agreements with contractors to be clearer. In addition, contractors should emphasize the terms of the contract and the fact that with invoice should always be company’s X signed specification of the work. Also the supplier should be given the right cost element as the order is made.