Henkilöstöpalveluiden työmäärien kehitys Kieku-käyttöönottojen jälkeen Joensuun palveluyksikössä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet, otti käyttöön uuden palkanlaskentajärjestelmän, Kiekun. Toimeksiannon mukaisesti tutkittiin, kuinka Kiekun käyttöönotto vaikutti henkilöstöhallinnon työmääriin, kuinka palkanlaskennan tuottavuus lähti parantumaan ja miten asiakasviraston koko vaikuttaa henkilötyövuosiin Joensuun toimipisteessä. Joensuun toimipisteen viimeinen Kieku-käyttöönotto tehtiin 1.10.2015. Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä oli kvantitatiivinen tutkimus, jossa hyödynnettiin myös tapaustutkimuksen piirteitä.

Opinnäytetyön teoria perustui palkkahallinnon prosesseihin ja palkkakirjanpitoon sekä tietojärjestelmiin. Tutkimusaineisto saatiin suoraan Palkeiden Tassu-järjestelmästä, jonka avulla toteutetaan Palkeiden henkilöstösuunnittelu. Kiekun vaikutusta työmääriin tutkittiin 1.1.2014–31.8.2016. Tutkimuksen mittarina toimivat henkilötyövuodet.

Uuden järjestelmän käyttöönotto vaikutti henkilötyövuosia vähentäen, joten toiminta on tehostunut. Palkanlaskennan tuottavuus parani vähän jo vuonna 2015, mutta tuottavuuden lisäys oli merkittävä vuonna 2016. Suurin osa Joensuun toimipisteen virastoista oli saavuttanut saman tuottavuuden tason jo ennen Kiekun käyttöönottoa. Toiminnan tehostumisen syynä oli muun muassa se, että uuden järjestelmän avulla pystyttiin karsimaan päällekkäisiä työtehtäviä virastojen ja palvelukeskuksen välillä.

The client of this thesis, The Finnish Government Shared Services Centre for Finance and HR, Palkeet, introduced a new payroll system, Kieku. The assignment was to study how the implementation of Kieku influenced the amount of work in the human re-sources, how payroll productivity had improved and if the size of customer agency has an effect on workloads in Joensuu’s office. The last implementation of Kieku was made 1 October in 2015. The research method was quantitative study. Also some case-study methods were used.

The theory in the thesis was based on payroll administration processes, payroll ac-counting and data systems. The data of the study was given by Palkeet from their Tas-su-system which elicits planning human resources. The impact of Kieku on workloads was studied in the time period from 1 January in 2014 to 31 August in 2016. The indica-tor in this study was person-workyear.

In conclusion, the introduction of the new system decreased person-workyears, which means that the operation has become more effective. In 2015 there was a slight in-crease in the productivity of payroll operations. However, in 2016 the productivity of payroll operations increased significantly. The majority of the Joensuu’s office’s agen-cies had reached the same productivity level already before introducing the Kieku-system. The reason for intensification of operations was, for instance, that with the new system Palkeet could cut down overlapping duties between agencies and the service center.