Pilvipalvelun käyttöönotto pienyrityksessä - Case: Vihertaso Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli Google Drive -pilvipalvelun käyttöönottoprojekti Vihertaso Oy:ssä. Vihertaso Oy:ssä haluttiin ottaa käyttöön pilvipalveluun tallennettuja työmaa-asiakirjoja paperitulosteiden rinnalle, jotta versionhallinta ja tiedon saatavuus paranisi.

Työssä kerrottiin ensin projektin lähtökohdista: esiteltiin Vihertaso yrityksenä, kerrottiin niistä tarpeista ja kehittämisongelmista, jotka projektiin liittyvät, ja tehtiin projektin rajaukset. Sen jälkeen kerrottiin projektin tietoperustasta, eli mitä ovat pilvi- ja pilvitallennuspalvelut, sekä esiteltiin projektissa vertaillut kolme palveluntarjoajaa tarkemmin.

Menetelmäosuudessa käytiin läpi, kuinka tämä opinnäytetyön aiheena on projektihanke, ja sen toteutukseen on käytetty enimmäkseen havainnoivia menetelmiä.

Projektista esiteltiin aikataulu ja prosessikuvaus ja käytiin läpi tarkemmin projektin toteuttaminen. Projektin suuritöisin ja tärkein osuus oli käyttöoikeuksien, käyttäjäryhmien ja kansiorakenteiden suunnittelu Google Driveen siten, että palvelu on Vihertason työntekijöiden kannalta helppokäyttöinen. Ratkaisut, joilla käyttöoikeudet ja kansiorakenteet toteutettiin, esiteltiin yksityiskohtaisesti. Lisäksi kerrottiin myös projektiin liittyvästä työntekijöiden koulutuksesta ja ohjemateriaalista, sekä käyttöönoton aikana havainnoiduista käyttökokemuksista.

Opinnäytetyön tuloksena oli käyttöönottoprojektin prosessikuvaus sekä liitteenä oleva Vihertasolle tehty Google Drive -ohjemateriaali.

Projektin toteutus sujui hyvin ja suunnitelmien mukaan. Toteutettu järjestelmä otettiin käyttöön Vihertaso Oy:ssä ja käyttäjät ottivat sen hyvin vastaan.

The aim of this thesis was to implement a Google Drive cloud service at Vihertaso Oy. Vihertaso Oy wanted to create a cloud storing system for their building site documentation to be used with the paper documents, in order to improve version management and accessibility of information.

An implementation project was initiated in the company initially. This thesis includes a presentation of Vihertaso as a company, an explanation of the needs and development problems related to the project and the definition of what the project included and what was left out. In addition, the basis for the project is presented, which includes a description of cloud services and cloud storage services; three cloud storage service providers are presented that were compared as possible choices for the project. Data was collected using mostly observational methods.

The project section of this thesis presents the timetable and process description as well as a de-tailed account of the implementation of the project. The most important and time-consuming part of the project was the designing of the folder structure and defining the user permissions and levels of access so that the service would be easy to use for Vihertaso employees. The solutions for user account permissions and folder structure are presented in detail. Furthermore, the thesis includes information on the training of employees and the designing of guidance material, as well as observations about user experiences.

The result of this thesis was a process description of the project and attached guidance material for using Google Drive at Vihertaso.

The project was successful and was done according to plans. The cloud storage system created was well received by employees.