Ohjeistus Basware InvoiceReady -laskunkäsittelyä varten

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda toimeksiantajayritykselle ohjeistus. Ohjeistus toteutettiin uusille työntekijöille ja jo olemassa oleville työntekijöille, jotka tarvitsivat ohjeistusta laskukiertoa varten. Opinnäytetyön toteutus valikoitui puutteellisten laskukierron ohjeistuksien myötä.

Toiminnallisen opinnäytetyön menetelmät ovat SWOT-analyysi, haastattelu, jatkokyselylomake ja käyttötestaukset. Oleelliset tiedot ohjeistusta varten valikoituivat näiden menetelmien avulla, jotka valittiin ohjeistuksen toteutuksen suunnitteluvaiheessa. Näiden menetelmien avulla ohjeistus toteutettiin onnistuneesti. Toiminnallinen opinnäytetyö on toteutettu erilaista lähdekirjallisuutta apuna käyttäen. Opinnäytetyö sisältää teoriaa hyvästä kirjoittamisesta yleisesti, ohjeistuksesta ja sen kirjoittamisesta. Myös työntekijöiden kokemukset ja näkemykset ilmenevät tiedonkeruussa.

Ohjeistukset toteutettiin pääkäyttäjän ja muiden käyttäjien näkökulmasta. Tutkimuksessa selvisi käyttäjäoikeuksien eroavaisuuksia. Pääkäyttäjällä on omat oikeudet koko laskukierrossa, kun muilla käyttäjillä taas on rajoitetut oikeudet laskukierrossa. Pääkäyttäjällä on koko laskukierron käyttöoikeus, jonka mukaan kokonaisohjeistus on toteutettu. Muille käyttäjille, joilla on rajoitetut käyttöoikeudet, laadittiin pikaohjeistukset, jotta heille tarvittavat tiedot ovat nopeasti saatavilla. Tämän avulla jokainen työtekijä eri työtehtävissä voi hyödyntää kokonaista ohjeistusta tai pikaohjeistuksia työtarpeidensa mukaisesti.

Tutkimuksessa selvisi laskukierron käsittelijöiden tärkeys ja tilaajan selvittäminen. Kierron voi tarkastaa monella tapaa, mutta sen selvittäminen voi viedä aikaa. Siksi on tunnettava yrityksen hierarkia tai vaihtoehtoisesti käyttää organisaatiokaavioita laskukierrossa.

Ohjeistukset julkaistiin toimeksiantajayrityksen omalla sisäisellä tiedonjakokanavalla. Sisäisestä tiedonjakokanavasta jokainen työntekijä saa tarvittaessa tarvitsemansa ohjeistuksen nopeasti ja helposti. Ohjeistukset toteutettiin ja julkaistiin sovitussa aikataulussa.

The purpose of this functional thesis was to create a guide for the client company. The guide was intended for new and existing employees who need guidance for invoice circulation. The thesis topic was selected because the current instructions for invoice circulation are incomplete.

The methods used in this functional thesis included a SWOT analysis, interviews, a follow-up questionnaire and tests. The methods were selected during the planning of writing the guide. The necessary information for writing the guide was selected based on these methods. The functional thesis was carried out using different types of source material. The thesis contains theory about writing in general, guidance and the writing of guidelines. The experience and the views of employees are also reflected in this study.

The instructions were made from the point of view of the adminsitrators and the other users. The study revealed that the administrators and other users had limited rights in invoice circulations. The study revealed diffrences in the rights of the users’ administrators and the limited rights of the other users’ in invoice circulations. Quick guidance guidelines were made for the other users who have restricted permissions so that the necessary information is easy to get. Thus, each employee can make use of either full guidance or quick guidance’s according to what their job needs.

The study revealed the importance of invoice circulation handlers and clearing the subscriber. The cycle can be checked in many ways, but its detection can take some time. It is important to know the company’s hierarchy or to use the organizational charts in the invoice circulation.

The guidelines were published in the company’s internal information-sharing channel. In the internal information-sharing channel, every worker is entitled, if necessary, when they need the guidance quickly and easily. The guidelines were implemented and published on schedule settled.