KIINTEISTÖJEN TIEDONHALLINNAN KEHITTÄMINEN

Abstract

Kotka- Haminan seudun koulutuskuntayhtymän perustamisen yhteydessä jäsenkunnat luovuttivat kuntayhtymälle oppilaitoskiinteistöt. Kiinteistöjen huono kunto tuli yllätyksenä. Kiinteistöissä ei ollut huoltokirjoja, joten tarvittavaa ajantasaista tietoa kiinteistöistä, järjestelmistä ja rakenteista ei ollut saatavilla. Hankittiin kiinteistöjen tiedonhallintaohjelma parantamaan toiminnanlaatua. Tämän työn tarkoituksena oli tutkia tiedonhallintajärjestelmän laadinnan, käyttöönoton ja ylläpidon vaiheita.

Perustettiin hankkeen ohjausryhmä. Ohjausryhmän tehtävänä oli huolehtia hankkeen käynnistyksestä, toteutuksesta, ohjauksesta, koordinoinnista ja seurannasta. Huoltokirjan laadinnan jälkeen henkilöstölle järjestettiin käyttöönottokoulutus.

Käyttöönoton ja ylläpidon vaiheita selvitettiin kyselyllä, jossa kartoitettiin kokemuksia käyttöönottokoulutuksen riittävyydestä, käyttötottumuksista ja järjestelmän tuomasta lisäarvosta. Samalla pyydettiin järjestelmän kehittämisideoita. Käyttäjäedustajien käyttökokemuksia selvitettiin haastatteluilla.

Vastausten perusteella havaittiin, että järjestelmä koettiin pääosin hyödylliseksi. Käyttötottumukset ja toimintatapa vaihtelivat huomattavasti eri toimipisteiden ja tehtävänimikkeen mukaan. Tämä heijastuu suoraan käyttäjäedustajien toimintatapaan. Havaittiin, että lisäkoulutukselle oli tarve.

Tutkimuksen avulla saavutettiin asetetut tavoitteet ja päämäärät. Saatuja kokemuksia voidaan hyödyntää järjestelmän muiden käyttöönotettavien osien kohdalla myöhemmin.

At the foundation of Kotka- Hamina Educational Federation of Municipalities, the members handed the education premises over to the Federation. The poor condition of the premises came as a surprise. There were no maintenance books to be found and, therefore, necessary and accurate information about the property, systems and structures was not available. Thus, a real estate information management programme was acquired in order to improve the operational quality. The aim of this thesis was to study the stages of the compilation of the information management system, its implementation and maintenance.

A project steering group was established to administer the launching, execution, supervision, coordination and follow-up of the project. Implementation training was organized for the personnel after the compilation of the maintenance book.

Implementation and maintenance stages were studied with a questionnaire, which surveyed the sufficiency of the implementation training, the habits of application and the additional value of the system. What is more, the personnel were asked to give ideas for further development. The experiences of the user representatives were clarified with interviews.

The responses showed that the system was regarded mainly useful. The habits of application and practice varied substantially according to the branches and job titles. This, in turn, reflected the habits of application. A need for additional training was identified. In conclusion, the study helped to achieve the aims and objectives of the system. The experiences gained may be utilized when other parts of the system are implemented later on.