Lohjan kaupungin myyntilaskutusprosessin uudistaminen Lean-menetelmiä hyödyntämällä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli havainnollistaa, mitata ja kehittää Lohjan kaupungin taloushallinnon myyntilaskutusprosessia hyödyntäen Lean-menetelmiä. Lean on filosofia ja ajattelutapa, jossa pyritään toiminnan jatkuvaan, tavoitteelliseen ja systemaattiseen kehittämiseen.

Opinnäytetyön tavoitteena oli uudistaa toimeksiantajalle laadukas, lisäarvoa tuottava taloushallinnon myyntilaskutusprosessi, jonka parannus oli mittavissa prosessin läpimenoajan merkittävänä lyhenemisenä. Tavoite käsitti myyntilaskutusprosessin lähtötilanteen kuvaamisen, prosessin kehittämisen ja uuden tavoitetilan mallintamisen. myyntilaskutusprosessin nykytila ja tavoitetila mallinnettiin hyödyntämällä Lean-arvovirtakuvausta. Arvovirtakuvauksella hahmotetaan kokonaisuuksia ja tunnistetaan prosessin parannusta vaativat kohteet. Arvovirtakuvauksessa tuodaan esille prosessin arvoa tuottavat ja arvoa tuottamattomat toiminnot sekä prosessin läpimenoaika. Arvovirtakuvauksen perusteella toimeksiantajalle syntyi näkemys siitä, mikä taloushallinnon myyntilaskutusprosessissa toimii, mitä siinä tulisi muuttaa ja mitä siitä tulisi poistaa. Opinnäytetyö rajattiin koskemaan myyntilaskutusprosessia ja siihen liittyvää kirjanpitoa.

Opinnäytetyön tietoperusta pohjautui aiheeseen liittyvään taloushallintoa ja Lean-menetelmiä käsittelevään kirjallisuuteen, sähköisiin julkaisuihin ja ajankohtaisiin blogeihin. Lean-johtamisfilosofiaa on käsitelty kattavasti. Taloushallintoa on käsitelty digitaalisen taloushallinnon näkökulmasta keskittyen sen tuomiin etuihin.

Myyntilaskutusprosessin nykytilan kartoitus ja tavoitetilan mallintaminen toteutettiin yhdessä Lohjan kaupungin henkilöstön kanssa. Prosessin nykytilaan perehdyttiin paikan päällä havainnoimalla ja teemahaastattelemalla myyntilaskutuksen parissa työskentelevää henkilöstöä. Myyntilaskutusprosessin tavoitetilassa pyrittiin mahdollisimman virtaustehokkaaseen eli nopeaan prosessiin. Prosessinvirtaustehokkuutta voidaan parantaa muun muassa seuraavin Lean-keinoin: lopettamalla arvoa tuottamattomien tehtävien tekeminen, poistamalla tehtävien siirtoa henkilöltä toiselle, poistamalla turhat hyväksynnät, yhdistelemällä työvaiheita, parantamalla laatua, eliminoimalla turha liike ja siirtäminen ja vakioimalla toimintoja sekä käyttämällä suoritusjärjestyksenä first-in-first-out–periaatetta.

Nykytilan analysoinnin ja tulkinnan perusteella todettiin, että myyntilaskutusprosessi sisältää runsaasti arvoa tuottamattomia toimintoja eli hukkaa. Hukan poistamiseksi myyntilaskutusprosessista Lohjan kaupunki lisää digitalisoinnin tasoa, keskittää taloushallinnon henkilöstöä ja muuttaa toimintatapoja. Myyntilaskutusprosessin tehostuessa saatiin aikaiseksi säästöjä sekä ajassa että kustannuksissa. Lisäksi prosessista tuli reaaliaikainen, paperiton sekä ajasta ja paikasta riippumaton. Jatkokehitysehdotuksena voitiin todeta, että Lean-periaatteita hyödyntämällä pystytään kehittämään myös muita kaupungin prosesseja ja koko toimintakulttuuria.

Reforming the City of Lohja sales invoicing process by utilizing Lean methods

This thesis endeavoured to demonstrate, measure, and develop the sales invoicing process for financial administration in the City of Lohja by employing Lean methods. Lean is a philosophy and an approach, the aim of which is to develop operations in a continuous, target-oriented, and systematic manner.

The aim of the thesis was to remodel the sales invoicing process into a high-value and value-added financial administration process for the commissioning party. The improvement was measurable as significantly shortened process turn-around times. The aim included describing the starting point for the sales invoicing process, process development, and modelling the new target state. The current and target states of the sales invoicing process were modelled by utilizing Lean value stream mapping. Value stream mapping aids in conceiving wholes and in identifying the process points that require improving. In value stream mapping, the process functions, both those that produce value for the process and those that do not and the process turn-around time are presented. Based on the value stream mapping, the commissioning party could perceive which functions work well in the sales invoicing process, which changes should be made, and which functions should be discarded. The thesis was limited to include the sales invoicing process and related accounting.

The information base for this thesis was founded on current related literature, electronic publications, and recent blogs on financial administration and Lean methods. The Lean management strategy has been extensively covered. Financial administration has been examined from the perspective of digital financial administration with a focus on the derived benefits.

The mapping of the current state of the sales invoicing process and the modelling of the target state were carried out in collaboration with the City of Lohja personnel. The current state of the process was studied on location by observing and by conducting thematic interviews among the staff working in sales invoicing. The aim for the sales invoicing process target state was to achieve maximum value stream efficiency, that is, a fast process. Process stream efficiency can be enhanced by, among others, the following Lean methods: eliminating tasks that do not produce value, having fewer tasks transferred from one person to another, removing unnecessary acceptance procedures, combining work stages, improving quality, eliminating redundant movement and transference, standardizing functions and employing the first-in-first-out principle in execution.

Based on the analysis and interpretation of the current state, it was noted that the sales invoicing process includes many non-value adding functions, in other words wastage. To eliminate this wastage from the sales invoicing process, the City of Lohja will increase the level of digitalization, centralize their financial administration personnel, and revise their operational methods. Savings in both time and costs were achieved with the sales invoicing process enhancements. Furthermore, the process became real-time, paperless, and independent of time and place. As a suggestion for further development it was noted that by utilizing the Lean principles the city's other processes and the whole operational culture can be improved as well.