Henkilöstön mitoittamisen menetelmät - Case Vantaan kotihoito

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin, kuinka Vantaan kotihoidon kysyntä – ja tarjontatilanteen vastaavuutta voidaan kehittää työvuorojen optimoinnin avulla. Lähitulevaisuudessa kotihoidon on selvittävä suuren ikäluokan kasvavasta palvelutarpeesta suunnilleen nykyisin resurssein. Työvuorojen kysynnänmukainen kohdistaminen, eli optimointi vähentäisi hukka-aikaa ja tehostaisi henkilökunnan työajankäyttöä.

Teoriaosuudessa käsiteltiin työvuorosuunnittelua vähittäiskaupan ympäristössä. Vähittäiskauppa valittiin vertailutoimialaksi, koska alalla kysyntä vaihtelee vuorokaudenajan ja viikonpäivän mukaan. Näin on myös kotihoidossa, mutta vaihtelua kysynnässä ei ole juurikaan otettu huomioon työvuorosuunnittelussa. Työn varsinainen tutkimusongelma oli, kuinka vähittäiskaupassa sovellettuja henkilöstön työvuorojen suunnittelu- ja ajoitusmenetelmiä voidaan soveltaa Vantaan kotihoidon käyttöön.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja aineisto kerättiin teemahaastatteluilla. Haastatteluiden avulla haettiin tietoa vähittäiskaupan työvuorosuunnittelumenetelmistä ja niiden tuottamasta lisäarvosta sekä kartoitettiin työvuorosuunnittelun nykytilanne Vantaan kotihoidossa Hakunilan, Länsimäen ja Koivukylän alueilla. Haastattelut toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensin haastateltiin työvuorosuunnittelijoita vähittäiskaupan eri alojen ketjuista, sen jälkeen haastateltiin kotihoidon henkilöstöä eri organisaatiotasoilta. Haastateltavat valittiin harkinnanvaraisesti ja aineisto analysoitiin teorialähtöistä sisällönanalyysiä käyttäen.

Suurimmissa myymälöissä käytettiin ohjelmistoa työvuorojen kohdentamisessa. Pienemmässä myymälässä työvuorot suunniteltiin manuaalisesti. Tärkeänä pidettiin myös työvuorosuunnittelijan omaa arviota henkilöstön riittävyydestä työvuoroissa. Kaikki työvuorosuunnittelijat ilmoittivat, että työvuorolistat saatiin tehtyä lähes optimaalisiksi käytetyillä menetelmillä ja työvuorot oikein ajoitettuna parantavat asiakkaiden kokemuksia palvelun laadusta. Ohjelmiston käyttö työvuorosuunnittelussa säästi työvuorosuunnittelijan aikaa jopa 80 % manuaaliseen suunnittelutyöhön verrattuna. Vantaan kotihoidossa työvuorosuunnittelusta vastaavat työntekijät, yksi tiimin jäsen suunnittelee koko tiimin työvuorot. Työvuorot täytettiin minimimiehityspohjalta, ja vuorot kestivät lähes poikkeuksetta kahdeksan tuntia. Työvuorosuunnittelussa graafisena pohjana käytettiin ohjelmistoja, mutta ohjelmistot eivät avusta työvuorojen sijoittelussa kysynnän mukaisesti. Päivittäisestä työajanhallinnasta vastaavat työntekijät, suunnittelu tehdään työvuoron alkaessa.

Tehottomuutta löytyi työvuorosuunnitteluprosessista ja työvuorojen sisältä. Kehitysehdotuksista tärkeimmät ovat työvuorosuunnittelukäytännön yhtenäistäminen ja siirto esimiestasolle sekä optimoinnin soveltaminen. Optimoinnin soveltamiseen kotihoidon kentässä liittyy vahvasti myös reittioptimointi. Työssä ehdotettiin myös joustavampiin työaikaratkaisuihin siirtymistä ja kirjauskäytännön muuttamista. Lopuksi annettiin ehdotus paremmasta työvuorosuunnitte-lumenetelmästä. Vantaan kaupunki voi hyödyntää kehitysehdotuksia prosessiensa kehittämisessä.

Staffing methods - Case Home-care of Vantaa

The purpose of this thesis was to investigate how the equivalence between supply and demand could be developed using the optimization of work shifts in the home care of Vantaa. In the near future home care has to manage the increasing need for services of the baby boom generation approximately with present resources. Optimization of work shifts, in other words building the rosters based on demand, would reduce idle time and make the use of working hours more effective.

In the theoretical background was studied roster planning in the retail environment. The retail sector was selected for the sector of comparison because typically the demand fluctuates on a daily and a weekly basis. Demand fluctuates also in the home-care services, but the demand variation is only paid little attention to. The main research problem of the thesis was how the roster planning methods applied in the retail sector could be applied in the home-care of Vantaa.

The research was carried out as a qualitative research and the material was collected with thematic interviews. Interviews were conducted to gain information about the roster-planning methods in the retail sector and their added value, and to study the present situation of the roster-planning process in the home-care of Vantaa. The interviews were realized in two stages. Roster planners from various fields of the retail sector were interviewed first and secondly home care staff from different organizational levels. The Interviewees were selected by using discretionary sample. The data was analyzed using theory-based content analysis.

Software packages were used for roster planning in the biggest shops, and in a smaller shop rosters were created manually. The roster planner’s judgement about the adequacy of staff in the shifts was considered important. Every roster planner reported that they succeeded in creating optimal rosters and properly scheduled work shifts seemed to improve customer experience about quality of service. Use of software packages saved roster planners time as much as 80 % of the time compared to manual planning. Employees are in charge of roster-planning in the home-care of Vantaa, one team member plans the work shifts for the whole team. Shifts were filled based on a certain amount of staff which is needed in a shift. The daily working period is 8 hours almost without exception. Graphical software was used as the basis for roster planning, but this software does not provide assistance in demand-based allocation of shifts. Daily planning is done by employees also; planning is carried out at the beginning of the work shift.

Inefficiency was found in the roster-planning process and work shifts. The most important suggestions were the harmonization of the roster-planning process and its move to an upper organizational level and an application of optimization software. Route optimization is strongly related to optimization in the home-care field. There were also suggested more flexible work time arrangements and changes in the documentation methods. Finally, a suggestion was given for the improved roster planning method. City of Vantaa can take advantage of the suggestions made in the development of its processes.

Keywords: Roster planning, Staff scheduling, Shift optimisation, Efficiency, Home-care