Development of a new management reporting tool for Company X

Abstract

The aim of this bachelor’s thesis was to find out problems with existing management reporting and to develop a new management reporting tool for Company X’s Finnish branch. Company X is global group manufacturing renewable energy power plants around the world. The new tool was developed to support local management in Finland and act as guidance for decision-making.

The theoretical framework is presented with comprehensive view of management reporting and management accounting, and a brief overview of accounting. The purpose of the theoretical section is to give sufficient understanding on management reporting and its requirements.

This study is a qualitative research study and the case study method is used to collect the research data. The data was collected through six thematic interviews during autumn 2016. The interviewees consisted of representatives of middle-level management in the company’s Finnish branch. Also company’s existing management reports and reporting systems were considered in the research.

The research results show that the current management reporting is insufficient and is not guiding management’s work and decision-making enough. The current reporting is seen as unclear and obscure, reports are often also received late or irregularly and data quality is seen as suspicious. Proper communication with the parent company is also missing. This is leading to a situation where management has no clear picture about the company’s performance. The financial situation is also seen as unclear and existing finance reports hard to interpret.

Based on these results, a new management reporting tool was developed. The new tool simplifies the profit and loss account of the selected profit or cost center, making it easier to read and interpret. It also compares the actuals to the budget and displays the variation between them. The report can be modified according to the recipient’s wishes, maximizing the relevant information. Data is exported from SAP and using a custom excel file formatted to the desired form. The report will be distributed in the monthly management meeting and can be done electronically or in paper form. The objective of the tool is to simply present the financial performance and result of every area and business unit.

The new tool is a slight help to the company’s challenges with management reporting. The tool was introduced during the thesis project and received good feedback from the company’s Commercial Manager. The company should still continue improving management reporting in order to get more guidance for local management. The writer feels that the primary development target is internal communication with the parent company. By improving it the Finnish branch would benefit from parent company’s already existing reports and reporting resources. In this way, new reports would not be needed to be developed locally from scratch and they would be in line with the group.

Tämän työn tavoite oli selvittää mitä ongelmia nykyisessä johdon raportoinnissa on ja kehittää uusi johdon raportoinnin työkalu Yritys X:n Suomen sivuliikkeelle. Yritys X on kansainvälinen konserni joka valmistaa uusiutuvan energian voimalaitoksia ympäri maailmaa. Uusi työkalu kehitettiin tukemaan paikallista johtoa Suomessa ja ohjaamaan sen päätöksentekoa.

Teoreettinen viitekehys esitellään kattavalla katsauksella johdon raportointiin ja johdon laskentatoimeen. Laskentatoimi esitellään vain kursorisesti. Teoriaosuuden tarkoitus on antaa tarvittava ymmärrys johdon raportoinnista ja sen vaatimuksista.

Tämä tutkimus on laadullinen. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Tutkimustieto kerättiin kuudella teemahaastattelulla syksyn 2016 aikana. Haastatellut edustivat keskitason johtoa yrityksen Suomen sivuliikkeessä. Myös yrityksen olemassa olevia raportteja ja raportointijärjestelmiä tutkittiin.

Tutkimustulokset osoittavat, että nykyinen johdon raportointi on riittämätöntä ja ei ohjaa johdon työskentelyä tai päätöksentekoa tarpeeksi. Nykyinen raportointi nähdään epäselvänä ja epämääräisenä. Raportit vastaanotetaan usein myöhässä tai epäsäännöllisesti. Raporttien tietojen laatu koetaan myös epäilyttäviksi. Kunnollinen kommunikointi emoyhtiön kanssa puuttuu. Nämä seikat johtavat tilanteeseen, jossa johdolta puuttuu selkeä kuva yrityksen suorituksesta. Taloudellinen tilanne nähdään myös epäselvänä ja olemassa olevat talousraportit vaikeina tulkita.

Näiden tutkimustulosten perusteella kehitettiin uusi johdon raportoinnin työkalu. Uusi työkalu yksinkertaistaa valitun tulos- tai kustannuspaikan tuloslaskelman, tehden siitä helpommin luettavan ja tulkittavan. Raportti myös vertaa toteutuneita lukuja budjettiin ja esittää muutoksen niiden välillä. Raporttia voidaan muokata vastaanottajan toiveiden mukaisesti, maksimoiden relevantin tiedon. Raportin data tuodaan SAP-järjestelmästä ja muutetaan muokatun Excel tiedoston avulla haluttuun muotoon. Raportti jakelu tapahtuu kuukausittaisessa johdon kokouksessa. Se voidaan jakaa elektronisesti tai paperisessa muodossa. Työkalun tavoite on esittää yksinkertaisella tavalla jokaisen alueen ja liiketoimintayksikön taloudellinen suoritus.

Uusi työkalu on hienoinen apu yrityksen johdon raportoinnin haasteisiin. Se otettiin käyttöön opinnäytetyöprojektin aikana ja sai hyvää palautetta yrityksen kaupalliselta johtajalta. Yrityksen tulisi silti jatkaa johdon raportoinnin kehittämistä, jotta paikallinen johto saisi enemmän ohjausta. Työn laatijan mielestä ensisijainen kehittämiskohde on sisäinen viestintä emoyhtiön kanssa. Parantamalla sitä Suomen sivuliike voisi hyötyä emoyhtiön jo olemassa olevista johdon raporteista ja raportoinnin resursseista. Tällä tavoin uusia raportteja ei tarvitsisi kehittää paikallisesti alusta alkaen. Raportit olisivat myös linjassa konsernin raporttien kanssa.