Sähköisen ostolaskujen kierrätysjärjestelmän koulutuksen suunnittelu ja toteutus : case: Lindström s.r.o

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli saada Lindström Oy:n tytäryhtiön, Lindström s.r.o:n työntekijät koulutettua käyttämään uutta sähköistä ostolaskujen kierrätysjärjestelmää Palettea ja laskujen skannaamiseen tarkoitettua CloudScan järjestelmää. Koulutus on tärkeä osa järjestelmän käyttöönottoprosessia ja on tärkeää, että koulutuksen myötä loppukäyttäjä osaa hyödyntää järjestelmää työssään ja ratkaista mahdollisia järjestelmään liittyviä ongelmatilanteita, jotta järjestelmän käyttöönotolla tavoitellut hyödyt saavutetaan.

Tavoitteena oli järjestää toimiva koulutustilaisuus, jossa saadaan opetettua henkilöstölle järjestelmän käyttöä. Järjestelmän käytöstä saatavien hyötyjen toivotaan näkyvän ostolaskujen kierrätysprosessin tehokkuuden, läpinäkyvyyden ja tarkentumisen myötä.

Teoreettinen tietopohja käsittelee ostolaskujen kierrätysprosessia, taloushallinnon digitalisoitumisella saavutettavia hyötyjä, koulutustilaisuuksien suunnittelua ja toteutusta. Teoriapohjan avulla on pyritty avaamaan lukijalle keskeisimpiä käsitteitä sekä pyritty kartoittamaan kuinka järjestetään hyvä ja toimiva koulutustilaisuus, jotta koulutustilaisuudesta saataisiin paras mahdollinen lopputulos.

Koulutuksen onnistumista tutkittiin kyselylomakkeen avulla. Saadun palautteen perusteella tehtiin yhteenveto, mitä tulevissa koulutuksissa tulisi ottaa huomioon ja miten niitä voitaisiin parantaa.

Koulutus koettiin yleisesti toimivana, tehokkaana ja opettavaisena, mutta myös kehittämiskohtia tulevia koulutuksia ajatellen nousi esille. Keskittymällä näiden kehittämiskohtien huomioimiseen, voidaan tulevia käyttöönottokoulutuksia tehostaa ja tehdä niistä toimivampia. Järjestelmä on tarkoitus käyttöönottaa tulevaisuudessa myös muissa Lindström Oy:n tytärhtiöissä, jolloin tässä työssä syntynyttä materiaalia voitaisiin hyödyntää myös tulevissa käyttöönottoprojekteissa.

The purpose of this thesis project was to train the employees of Lindström s.r.o, a subsidiary of Lindström Oy to the use electronic purchase invoice circulation system Palette and the invoice scanning system CloudScan. The training is an important part of the system’s implementation process and it’s crucial that after the training the user knows how to utilise the system in his/her daily work and solve possible problems related to the system so the benefits that are pursued with the implementation of the system will be reached.

The goal of the project was to organize a functional training session in which the employees would learn how to operate the system. The benefits gained from the implementation of the system will hopefully be seen as an increase in the effectiveness, transparency and precision of the invoice circulation process.

The theoretical basis of the thesis covers the invoice circulation process, the benefits of digitalization of financial management and planning and implementing training events. The theoretical basis opens up the key concepts of the thesis to the reader as well as the means to plan an effective training event which results in the best possible outcome.

The success of the training was examined based on the feedback received from the training. The feedback was gathered with a questionnaire sent to the participants. Summary of what could have been done better in the training and can be done better in the future trainings was made based on the feedback received.

Overall the trainings were seen as practical, instructive and efficient but also room for improvement in the future trainings was recognized. Focusing on these areas of improvement in the future, the upcoming trainings can be optimized and made more functional. The system will be implemented in other Lindström Oy subsidiaries as well in the future therefore the material created in this thesis can be utilized in the coming implementation projects as well.