Salassa pidettävän tiedon luovuttamisen edellytyksistä viranomaisyhteistyössä – sosiaalihuolto, terveydenhuolto ja poliisi

Abstract

Opinnäytetyössä systematisoidaan ja järjestetään oikeusdogmaattisesti viranomaisen hallussa olevan salassa pidettäväksi säädetyn tiedon luovuttamisen ja saannin perusteita koskevaa lainsäädäntöä sellaiseksi kokonaisuudeksi, jotta lainsäädännön merkityssisällön tulkitseminen ja käytännön soveltaminen olisi mahdollista. Lisäksi opinnäytetyö antaa kokonaiskuvan viranomaistoiminnan julkisuudesta, yksityiselämän suojasta, henkilötietojen käsittelystä ja moniviranomaisyhteistyöstä.

Sosiaalihuollon toiminta edellyttää usein jonkun toisenkin viranomaisen, kuten terveydenhuollon ja poliisin palvelujen käyttämistä asiakkaan edun mukaisen, tehokkaan ja asiantuntevan palveluko-konaisuuden luomiseksi. Tällöin pohdittavaksi tulee, mitä omassa toiminnassaan saamaa tietoa voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai mitä tietoa toiselta viranomaiselta voidaan saada. Vaikka viranomaistoiminta lähtökohtaisesti onkin julkista ja avointa, on sosiaalihuollon, terveydenhuollon ja poliisin toiminnassa runsaasti arkaluontoista tietoa ja asiakirjoja, jotka ovat lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Salassapito- ja vaitiolovelvollisuussäännökset rajoittavat viranomaisen mahdollisuutta luovuttaa tietoa toiselle viranomaiselle eli sivulliselle, sillä viranomaisella ei ole yleistä, pelkästään viranomaisasemaan perustuvaa oikeutta luovuttaa tai saada salassa pidettäviä tietoja. Salassa pidettäväksi säädettyä tietoa saa luovuttaa toiselle viranomaiselle joko laintasoisen erityissäännöksen pe-rusteella tai asianosaisen suostumuksen perusteella. Lainsäädäntö mahdollistaa tiedon luovuttami-sen joko oma-aloitteisesti tai pyynnöstä. Lisäksi on tilanteita, jolloin tiedon luovuttaminen toiselle viranomaiselle on velvollisuus.

Salassapitoa ja viranomaisten välistä tiedonvaihtoa koskevaa lainsäädäntöä pidetään hajallaan olevana, vaikeasti tulkittavana monimutkaisena kokonaisuutena ja jopa tiedonvaihdon esteenä. Viranomaisten välistä tiedonvaihtoa sääntelevää lainsäädäntöä selvittänyt sisäministeriön asettama työryhmä on kuitenkin todennut, ettei sen työskentelyn aikana ilmennyt perusteita muuttaa nykyistä tiedonvaihtoa koskevan sääntelyn peruslähtökohtia. Työryhmän selvityksessä sitä vastoin tuli ilmi tarve lisäkoulutukseen ja ohjaamiseen, sillä pelko virheistä ja epätietoisuus lainsäädännöstä saattavat aiheuttaa sen, ettei tietoa luovuteta, vaikka siihen olisi lain mukaiset perusteet. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on luoda tähän lainsäädäntöön järjestystä ja tehdä selkoa tiedonvaihdon edellytyksistä.

This thesis systemized and organized the content of the legislation concerning the sharing and receiving of confidential information held by the authorities into a framework which will make the interpretation and implementation of the meaning of the word of law clearer. The thesis will also form a general view of the public nature of the actions of the authorities, privacy protections, the handling of personal information and the joint, co-operative actions of multiple authorities.

In order for social services professionals to provide adequate and appropriate assistance to customers it is often necessary to involve other authorities such as health services or police services. In the normal course of performing their duties authorities legally handle confidential information and documents. When passing confidential information between authorities a decision must be reached on which pieces of information can be shared and which must be kept confidential by a specific authority.

Authorities do not have a general right to share or receive confidential information simply based on their status, but must instead comply with secrecy and non-disclosure obligations. Sharing confidential information is allowed under a special law or by consent of the concerned party. The legislation allows for sharing of information either unprompted or by request and in certain situations sharing with other authorities is obligatory.

The secrecy laws, and in particular the legislation concerning information exchange between authorities, are often difficult to find or interpret, and many even consider them an obstacle to communications. A task force organized by the Ministry of Internal Affairs that investigated this legislation found no reason to modify the basics of the current regulations. The task force revealed that there is a need for additional training and guidance because the fear of mistakes and uncertainty about the legislation may lead to situations where no information is shared even though the law allows it and sharing is in the best interest of the customer.