Budjettityökalun luominen akateemiselle yhdistykselle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda budjettityökalu opinnäytteen toimeksiantajan taloudenpidon helpottamiseksi. Toimeksiantajana oli akateeminen yhdistys, jonka tarkoituksena on sekä edistää alansa tutkimusta Suomessa sekä parantaa alan tunnettuutta yleisellä tasolla. Budjettityökalun lisäksi työn tavoitteena oli parantaa toimeksiantajan käsitystä budjetoinnin tärkeydestä taloudenpidon osana.

Opinnäytteen teoriaosuudessa käsiteltiin yhdistyksen toimintaedellytyksiä yhdistyslain, kirjanpidon, verotuksen, tilinpäätöksen, taloudenpidon ja budjetoinnin osalta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Teoriakatsauksen ja teemahaastattelun avulla yhdistykselle luotiin budjettityökalu, jonka luomisessa hyödynnettiin myös toimeksiantajan toimittamaa kirjanpitomateriaalia. Budjettityökalu tehtiin Excel-taulukkolaskentaohjelmalla ja sen ominaisuudet tehtiin helppokäyttöiseksi ja käyttäjäystävälliseksi. Yhdistyksen vuoden 2016 tilinpäätökseen tehtiin korjauksia kirjanpitolain ja kirjanpitoasetuksen antamien suositusten pohjalta, jotta budjettityökalu voitiin tehdä.

Tehdyn budjettityökalun ja teoriakatsauksen pohjalta esitettiin, että yhdistys pyrkii vastaisuudessa suunnittelemaan budjettiaan pitkäjänteisemmin ja seuraamaan budjetin toteutumista vuosineljänneksittäin. Tämän lisäksi ehdotettiin, että toimeksiantaja tekee sääntöihinsä yhdistys- ja kirjanpitolain vaatimia muutoksia, jotta sääntöjen sisältö vastaa ja mahdollistaa toiminnan tarkoituksen mukaisen taloudellisen toiminnan.

Kehitysehdotukset ja budjettityökalu esitellään toimeksiantajan hallitukselle kirjallisesti, minkä lisäksi yhdistyksen taloudenhoitajaa opastetaan budjettityökalun käytössä.

The focus of the thesis was to create a budgeting tool for the client for the purposes of improving their financial management. Commissioner of the thesis was a registered academic association whose primary purpose is to promote and improve its own field of science in Finland.

Theory section of the thesis focused in reviewing preconditions set for association governance as set by Finnish Associations Act, bookkeeping, taxation, the compilation of financial statement, financial management and budgeting. Principal research of the thesis method was a semi-structured interview. Further, a budgeting tool was created with the bookkeeping material provided by the association. In addition, budgeting theory and conducted interview were used to improve the budgeting tool. The budgeting tool was created with Excel and tailored to the association’s needs. Furthermore, association’s financial statement for the year 2016 was modified according to guidelines set by Finnish bookkeeping committee in order to enable creating of the budgeting tool.

Based on feedback from the budgeting tool and theory review it was proposed that the association would aim to make budgeting decisions based on long time financial projections and would aim to monitor approved budget on a quarterly (3 month) basis. In addition, it was proposed that the commissioner makes mandatory changes to the articles of association as mandated by the Finnish legislation. Up to date articles of association are critical in enabling the association to continue fulfilling its purpose within the constraints of financial activity.

Proposed improvement suggestions and the budgeting tool will be introduced to the association’s board of directors in writing. Furthermore, association’s financial manager will be guided in using the budgeting tool.