Management system for Tuusula’s infrastructure unit

Abstract

Tuusula infrastructure unit is responsible for several infrastructure and the environment related assignments, which include for instance street planning and construction, support of zoning work, rehabilitation of degraded land, maintenance of streets, parks and other public areas, public transport and watershed restoration projects. However, the unit has not had any written guidance or process diagrams to perform these tasks. For this reason, quality assurance and monitoring of the work was challenging and the performance of tasks depended on to verbal guidance and acquired routines. The purpose of this work was to create a management system for infrastructure unit which would contain internal guidelines and best practices, as well as describing the performance of tasks in process charts. The aim was also to clarify the interfaces between the other units and thus improve cooperation. Process diagrams were drawn up QPR software and the source material for process charts were collected by interviewing the employees of the unit. In addition, to support the process diagrams, an explanation form was created, which described in more detail the responsibilities of the various workers at each stage of the process chart

As a result was the management system was completed as well as 13 different process description.

Tuusulan yhdyskuntatekniikan tulosalue vastaa monesta infrastruktuuriin ja ympäristöön liittyvästä tehtävästä, joita ovat mm. katusuunnittelu ja rakentaminen, kaavoitustyön tukeminen, pilaantuneiden maa-alueiden kunnostaminen, katujen, puistojen ja muiden yleisten alueiden kunnossapito, joukkoliikenne sekä vesistökunnostushankkeet. Tulosalueella ei ole ollut kirjallista ohjeistusta tai prosessikaavioita näiden tehtävien suorittamiseen. Tästä johtuen laadunvarmistus ja töiden tarkkailu oli haastavaa, kun tehtävien suoritustapa on riippunut sanallisesta ohjeistuksesta ja opituista rutiineista. Tämän työn tarkoituksena oli luoda yhdyskuntatekniikan tulosalueelle toimintajärjestelmä, johon kirjattaisiin ylös tulosalueen sisäinen ohjeistus ja parhaat käytännöt sekä kuvattaisiin tehtävien suorittaminen prosessikaavioin. Tavoitteena oli myös selkeyttää rajapintoja muiden tulosalueiden välillä ja näin parantaa yhteistyötä. Prosessikaaviot laadittiin QPR-ohjelmistolla ja lähtöaineisto prosessikaavioihin kerättiin haastattelemalla tulosalueen työntekijöitä. Lisäksi prosessikaavioiden tueksi laadittiin oma selitekaavakkeensa, johon kuvattiin tarkemmin eri työntekijöiden vastuut kussakin prosessivaiheessa. Lopputuloksena syntyi toimintajärjestelmä sekä 13 eri prosessikuvausta sekä selitekaavaketta.