Lean- työmenetelmä työprosessien tehostajana julkisella sektorilla : Kirjallisuuskatsaus

Abstract

Tässä kirjallisuuskatsauksessa tutkitaan, miten Lean- työmenetelmän käyttö julkisella sektorilla on tehostanut työprosesseja. Tutkimuksen tavoitteena on myös selvittää mitä haasteita ja mahdollisuuksia Leanin käyttö on tuonut julkiselle sektorille. Kirjallisuuskatsaukseen valikoitui kahdeksan tieteellisesti arvioitua tutkimusta, joita analysoimalla selvitettiin kuinka Lean- ajattelu ja Lean- työmenetelmät soveltuvat julkisessa sektorissa käytettäväksi, sekä mitkä tekijät vaikuttavat Lean- toteutuksen onnistumiseen. Kirjallisuuskatsauksen analyysiosioissa selvitetään miten julkisen sektorin työntekijät ovat kokeneet Lean- työmenetelmän käytön, sekä soveltuuko teollisuudesta lähtöisin oleva Lean- ajattelu julkisen sektorin palveluiden käyttöön. Opinnäytetyön tavoitteena on esittää kirjallisuuteen ja tutkimustietoon perustuen ideoita kehittämistyön sisällöstä julkisen sektorin prosessien kehittämisestä, kun kehittämistyötä ja työprosesseja tehostetaan käyttämällä Leania työvälineenä.

Tutkimuskysymykset olivat: 1. Miten Lean- työmenetelmän käyttö on parantanut työprosessien tehokkuutta julkisella sektorilla?

2. Mitä haasteita ja mahdollisuuksia Lean- työmenetelmän käyttö on tuonut julkiselle sektorille?

Valituista tutkimuksista seitsemän oli englanninkielisiä ja yksi oli ruotsinkielinen tutkimus. Kuusi tutkimusta oli tehty Englannissa, joista yksi tutki Leanin käyttöä Tanskan julkisella sektorilla. Kaksi muuta tutkimusta oli tehty Ruotsissa. Yhtään suomalaista tutkimusta ei valikoitunut kirjallisuuskatsaukseen.

Jotta Leanin toteutus onnistuisi, tulisi organisaation johtajan itse heittäytyä menetelmään mukaan sekä saada koko työorganisaation henkilökunnan 100 %: sen sitoutumisen uuden työmenetelmän käyttöön. Kun koko organisaatio osallistuu yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen, nostaa se työntekijöiden motivaatiota ja työn intoa. Lisäksi avoin viestintä ja mahdollinen palkitseminen kasvattavat motivaatiota. Asiakastyytyväisyys paranee, kun palvelu on tehokkaampaa ja toimivampaa, jolloin turhat odottelut jäävät pois. Tämä myös vaikuttaa työntekijöiden resurssipulan vähenemiseen, kun asiakkaita pystytään palvelemaan paremmin kuin ennen ja kiire vähenee. Johdon oikea asenne ja työntekijöiden osallistuminen ovat Leanin jalkauttamisen ytimessä.

Leanin toteutuksessa johdon toiminnalla ja asenteella on suuri merkitys. Terveydenhuollossa koettiin, että Leanin käyttö helpotti työtekijöitä ymmärtämään turhat ja aikaavievät prosessit työssään. On selkeää näyttöä siitä, että tahtoa ja hyviä suunnitelmia julkisella sektorilla on tehty Lean- aloitteiden parissa, mutta Lean- implementaatio tarvitsee edelleen enemmän henkilöstön hyvää ohjausta sekä rohkaisua Lean- työkalujen käytössä.

Kehittämisosiossa tuotetaan ehdostus koulutuksellisista Lean- teemapäivistä julkisen sektorin organisaatioissa. Teemapäivien vetäjänä on ulkopuolinen Lean- konsultti, joka käytännön harjoituksien avulla saa henkilöstön ymmärtämään Lean- filosofian perusajatuksen. Koulutuspäivien tavoitteena on, että Lean juurtuisi käytettäväksi käytännön työhön.

Asiasanat: Sote- palvelut, julkinen sektori, Lean, Leanin toteutus, Lean- johtajuus

The aim of this thesis is to increase understanding of how the Lean method is used in different contexts. The thesis focuses in particular on the public sector and the aim of this study is to find out what challenges and opportunities Lean has brought to the public sector as a working method and how Lean has improved efficiency of the working processes in the pub-lic sector. Eight scientific studies were selected for literature review, which were analysed to examine how well Lean thinking and Lean working methods are suited for use in the public sector, as well as the factors that influence the success of Lean implementation. The analysis sections of the literature review explain how public sector employees have experienced Lean as a working method, as well as the appropriateness of Lean thinking, which originates from the manufacturing industry, for public sector services.

The research questions were:

1. How has the Lean method improved the efficiency of the working processes in the public sector?

2. What challenges and opportunities has using the Lean method brought to the public sector?

Seven of the selected studies were in English and one was in Swedish. Six studies had been done in England, and one of them examined the use of Lean in the Danish public sector. Two other studies had been done in Sweden. No Finnish studies were selected to this literature review.

In order to ensure successful implementation, the director of the organization should be plunging into the Lean method, and the entire staff of the organization should commit to the use of the new working method. When the entire organization takes part in achieving the common objectives, the employees’ motivation and enthusiasm for work is raised. In addition, open communication and the potential rewards will increase motivation. Customer satisfaction is improved when service is more effective and more efficient. This also im-pacts the reduction of resource shortages of employees, when it is possible to serve customers better than before and there is less urgency. The right attitude of the management and participation of employees are at the heart of the Lean priorities.

In the implementation of Lean, the management’s actions and attitude is of great importance to achieve success. The use of Lean in health care helped the employees to understand the waste and time-consuming processes in their work. There is clear evidence that good plans have been made in the public sector with Lean initiatives, but the implementation of Lean still requires more staff training, as well as encouragement to use the Lean tools.

In the development section, educational Lean theme days are proposed for public sector organizations. The Lean theme days are led by an external consultant, who can teach staff to understand the spirit of the Lean philosophy by practical exercises. The aim of the training days is to root Lean in practical work.

Keywords: Department of social services, the public sector, the implementation of Lean, Lean, Lean leadership in the public sector