Palkkahallinnon toimintatapojen tehostaminen päätöksenteon ilmiöitä hyödyntäen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on löytää keinoja palkkahallinnon toimintatapojen tehostamiseen. Palkkahallinto joutuu työskentelemään jatkuvasti tiukkojen aikataulujen puitteissa. Työntekijöiden palkat on saatava ajallaan ja oikein työntekijöiden tileille. Heti, kun palkat on saatu pankkiin, on ne myös ajettava kirjanpitoon tietyn aikataulun mukaan ja tehtävä viranomaisille tarvittavat tilitykset, kuten ennakonpidätys-, sotu-, jäsenmaksu- ja ulosottotilitykset. Koska kaikilla toimenpiteillä on omat aikataulunsa, on toiminnan oltava tehokasta.

Tämä opinnäytetyö tehtiin Finavia Oyj:lle. Finavia hallinnoi Suomen 21 lentoasemaa tarjoten lentoliikenteen palveluja lentoyhtiöille ja –matkustajille. Kohdeyrityksen palkkahallinto on käynyt viimeisten vuosien aikana läpi lukuisia muutoksia. Ensin vaihtui palkanlaskentaohjelma, ja sen jälkeen Finavian tytäryrityksen, Airpron palkanlaskenta siirtyi Finavialle. Näiden muutosten lisäksi on vielä tytäryrityksessä vaihtunut vuorosuunnittelujärjestelmä. Tämän pohjalta oli tarpeen lähteä selvittämään mahdollisia kehittämiskohteita palkkahallinnon prosesseissa ja toimintatavoissa.

Tietoperustassa perehdyn onnistuneen palkkahallinnon tekijöihin. Tällaisia palkkahallintoon suoraan vaikuttavia tekijöitä ovat esimiestyö ja HR-järjestelmät sekä niiden välinen integraatio. Koska kyseessä on kehittämistyö, mikä vaatii aina muutoksen, käsittelen myös muutosjohtamisen haasteita. Näiden lisäksi tietoperusta käsittelee lean-menetelmän periaatteita kehittämistyön apuna. Kehittämistoimenpiteissä on pyritty huomioimaan myös päätöksenteon kannalta tärkeitä ilmiöitä sekä tuuppauksen mahdollisuutta saada toivottuja toimenpiteitä aikaiseksi.

Tutkimus tehtiin toimintatutkimuksena, joka alkoi tutkimuksen suunnittelulla maaliskuussa 2016. Palkkahallinnon lähtötilannetta selvitettiin teemahaastattelujen ja havainnoinnin avulla. Haastateltiin palkkaprosessin kannalta tärkeitä toimijoita, kuten esimiehiä, HR-asiantuntijoita ja vuorosuunnittelijoita. Näiden haastattelujen pohjalta pidettiin työpaja palkanlaskijoiden kanssa. Työpajassa käytettiin A3-ongelmanratkaisutyökalua.

Kehittämiskohteiksi valittiin palkanlaskennan virheiden systemaattinen seuranta ja virheiden syiden selvitys sekä manuaali- ja muistinvaraisten töiden vähentäminen palkkaohjelman lisäautomatisoinnin myötä. Tärkeimpänä toimenpiteenä nähtiin kuitenkin saada esimiehet ja HR-asiantuntijat noudattamaan palkanlaskennan aikatauluja.

Toimintatutkimuksessa osallisina olivat kaikki HR-prosessien kannalta tärkeät toimijat. Tutkimus koettiin työyhteisössä hyödyllisenä, koska jokaisen prosessiin osallistuvan näkemys otettiin huomioon. Myös työpaja ja erityisesti lean-ajattelumalli nähtiin innostavana uusien toimintatapojen jatkokehittämiselle tulevaisuudessa.

The purpose of this thesis is to find ways to improve the effectiveness of payroll processes. The payroll department has to work continuously within tight schedules. The salaries for personnel have to be on their accounts correctly and on time. Immediately after the salaries have been paid, the payroll data has to be transferred to bookkeeping and different kinds of accounts have to be made to the authorities like tax and social security, union fees and collections. All the activities have to be efficient, because they have to be done to a certain schedule.

This thesis was conducted for Finavia Inc. Finavia is a Finnish airport operator and is in charge of 21 airports in Finland. The company provides all kind of services to businesses and passengers of air traffic. The company’s payroll department has gone through plenty of changes during the last years. First, the payroll system was changed, and after that Finavia took charge of the payroll for the subsidiary of Airpro. In addition to these changes, a new shift planning system was introduced in the subsidiary. This was a good base for the research of the development of the payroll processes and activities.

The theoretical framework consists of all important issues which are key factors in making an efficient payroll. Superiors and all the systems integrated into the payroll system play a very essential part of an effective payroll. Given that this is a development process, which always requires change, I will explain the challenges faced by the change management. In addition to these issues, I will also explain what is lean and how it can be implemented in the payroll. Efforts have been made to apply behavioral insights into the development activities. Nudging possibilities have also been used to get results hoped for.

This study was conducted as an action research, which began in March 2016 by planning the research. Superiors, HR specialists and shift planners were interviewed in order to find out the situation of payroll processes at that moment. Through the whole research observation was also performed by keeping a diary of mistakes done in the payroll. On the basis of the results of these two methods a workshop was arranged. All the payroll accountants participated in this workshop, which was implemented by using the A3 problem solving tool.

The results of workshop showed that ignorance of the time schedules was the most stressful thing according to the payroll accountants. In addition, there is a lot of manual work and activities to be remembered, which should be automated.

This study provided a good start for rethinking and developing processes for payroll and HR departments. The study was found useful in the work place, because every key player in the process could present his/her own opinion about the payroll processes. The workshop and especially lean thinking was seen an inspirational for new development in the future