Ostolaskujen reitityksen automatisointi : Case: Yritys X

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli kohdeyrityksen ostolaskujen kierrätyksen automatisoinnin optimointi. Yritys on IT-alalla toimivan konserniyhtiön tytäryhtiö, joka tuottaa taloushallinnon ulkoistuspalveluita pääliiketoimenaan. Opinnäytetyön tutkimusongelmana toimi automaation vaatimusten kartoittaminen kohdeyrityksen järjestelmässä sekä kehitystoimenpiteiden mahdollisesti aiheuttamien virhetilanteiden ennaltaehkäisy.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa keskityttiin sähköiseen ja digitaaliseen taloushallintoon sekä syvennyttiin hankinnasta maksuun-prosessiin ja ostoreskontraan taloushallinnon osa-alueina. Lisäksi työssä käsiteltiin taloushallinnon järjestelmävalintojen ja verkkolaskujen vaikutusta sähköisen taloushallinnon hyötyjen maksimoinnissa.

Työn empiirinen osuus eli varsinainen tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena kohdeyrityksessä. Aineiston keruumenetelminä sovellettiin teemahaastattelua ja osallistuvaa havainnointia. Teemahaastattelu toimi apuna työn lähtötilanteen selvittämiseen, sekä osallistuvan havainnoinnin tukena. Tutkimuksessa hyödynnettiin myös kohdeyritykseltä saatuja dokumentteja.

Tutkimustuloksissa havaittiin, että ostolaskujen kierrosta voitiin eritellä automaation estäviä virhetilanteita. Näihin puuttumalla pystyttiin mahdollistamaan automaattinen laskunkierto. Opinnäytetyön puitteissa laskunkierron automaatioon vaikutettiin kohdeyrityksen järjestelmää muokkaamalla.

The aim of this thesis was to optimise the automation of the purchase invoice routing system for the case company. The case company is a daughter company of a corporation operating in IT. The company provides outsourcing services in financial management. The purpose of this study was to define the requirements for the automation process in the case company as well as to prevent possible error situations.

The theoretical part of the thesis describes the electronic and digital aspects of financial management, and concentrates on the purchase-to-pay and accounts payable processes as part of financial management. Fur-thermore, the theoretical part discusses software options and the use of electronic invoicing in maximizing the benefits of electronic financial management.

The empirical part of the study was executed as a qualitative study in the case company. Research data was collected through a theme interview and participatory observation. The theme interview helped in establishing a starting point for the study, and it supported the participatory observation. In addition the study used existing material provided by the case company.

Based on the results of the study, there are occasional error situations which block the automated routing of purchase invoices. The study found solutions to prevent such situations. Finally, in the framework of this study, the problems that cause automation blockages in the case company were solved by reworking the case company’s system.