Tietojärjestelmien integroinnin yhtenäistäminen ja tehostaminen yritysfuusioissa

Abstract

Yritysostot ja yritysfuusiot ovat yritysmaailmassa normaaleita ilmiöitä. Yritysfuusion jälkeinen tietojärjestelmien integrointi yhteen on edellistä uudempi ilmiö, jonka ratkaisemiseen ei löydy valmista mallia tai tuotetta. Digitalisoituminen on luonut yritysmaailman, jossa kaikki prosessit kulkevat jossain kohden liiketoiminnan ketjua sähköisen tietojärjestelmän kautta. Jokainen yritysfuusio, tai osto ja sen jälkeinen tietojärjestelmien integraatio on oma yksilöllinen tapauksensa, koska kahta täysin identtistä yritystä ei löydy, vaikka toimiala olisikin sama. Tietojärjestelmien ja liiketoimintaprosessien hajanaisuuden yhtenäistäminen muodostuu pitkäaikaiseksi haasteeksi monelle yritykselle yritysoston, tai yritysfuusion jälkeen.

Tämän opinnäytetyön tutkimus pyrkii vastaamaan tutkimuskysymykseen, ”Miten tietojärjestelmien integrointi voidaan suunnitella yritysfuusiossa”. Tutkimuksen tuotoksena on yleispätevä toimialasta riippumaton ehdotettu malli järjestelmien integrointiin yritysfuusion jälkeen. Mallissa ehdotetaan miten tietojärjestelmien integrointi tulisi suunnitella ottaen huomioon niin IT –infrastruktuurin osatekijät, kuin myös liiketoiminnan tahtotila ja yrityksen fuusion jälkeinen strategia.

Tutkimus on toteutettu palvelunalan case yritykselle, jonka lähtökohdat ovat kaksi saman toimialueen yritystä on fuusioitunut yhdeksi yhtä uutta nimeä kantavaksi yritykseksi.

Tutkimus on kvalitatiivinen tutkimus, joka on toteutettu tapaustutkimus menetelmillä. Opinnäytetyön tutkimusmenetelmäksi valikoitui tapaustutkimus aiheen monimuotoisuuden perusteella. Tutkimuksessa ei tutkita tilastotiedettä, vaan ilmiötä. Tutkimusmenetelmä mahdollistaa aiheen monimuotoisemman ymmärtämisen tutkimustuloksista ja antaa runsaasti jatkotutkimus mahdollisuuksia.

Yritysoston tai fuusion jälkeen yrityksen toimintatavat ja tietojärjestelmien tukemat liiketoimintaprosessit ovat sekavassa tilanteessa muutoksista johtuen. Tutkimuksen johtopäätöksinä on, että tietojärjestelmien onnistunut integrointi yritysfuusion jälkeen vaatii yritykseltä tarkkaa integraation suunnittelua, oikeiden ihmisten tuontia suunnitteluvaiheeseen, tarkkaa taustatyötä ennen integraatiota, ongelmiin varautumista, sujuvaa yhteistyötä yksiköiden välillä ja ymmärryksen yrityksen ja liiketoiminnan yhteisistä tavoitteista.

Tutkimustuloksena ehdotettujen mallien ja viitekehysten avulla yritykset voivat hakea suuntaviittoja, ohjeistusta ja toimintatapamalleja omaan tulevaisuudessa olevaan yritysfuusioon, tai yritysostoon ja sen jälkeiseen tietojärjestelmien integrointiin useasta eri näkökulmasta tarkasteltuna.

Acquisitions and mergers are normal phenomena in the business world. Post-merger integration of information systems is a recent phenomenon which is not solvable with a prepared pattern or product. Digitalization has created a business world where all processes go through an information system in some point of the business chain and process. IT integration is a unique case in every business merger and acquisition because two fully identical companies cannot be found even if the field of business is the same. Integrating information systems and business processes is a long-standing challenge for many companies after an acquisition or merger.

This thesis aims to answer the research question “How integration of information systems can be planned in a company merger”. The output of the study is a proposed model for system integration after the merger, which is independent of the industry. The model suggests how information system integration should be designed considering the IT infrastructure components as well as business intent and the company’s merger strategy.

The research of this study has been carried out to a service sector case company whose starting point is that two companies in the same industry have merged into one new company with a new name.

This study is a qualitative research that is executed by case study methods. The research method for the thesis was selected based on the diversity of the case study topic. The study does not look at statistics but rather the phenomenon. The research method allows a more varied understanding of the research results and provides plenty of further research opportunities.

Information systems that support business policies, procedures and business processes after an acquisition and a merger are in a confusing state due to changes. The study concludes that a successful integration of information systems after a merger requires a firm integration planning, importing the right people into the planning phase, accurate backround work before integration, preparedness for problems, smooth co-operation between individuals and understanding the common goals.

With the help of the patterns and frameworks created as a result of the research, companies can look for guidelines, guidance and policies for future mergers or acquisitions and subsequent information systems integration from several different perspectives.